Terugkoppeling (12)

De bestuurders van de ambulancevoorziening en het ziekenhuis besluiten om het terugkoppeling (12) bericht van de SEH naar de ambulancevoorziening te implementeren (als onderdeel van de informatie standaard acute zorg). 

Waar hebben jullie elkaar voor nodig:

• Aanvragen van een Endpoint (via Ambulance Zorg Nederland)
  • Let op: de RAV heeft hiervoor een aanvraagformulier
• Het in kaart brengen van het zorgproces
• Bespreken van infrastructuur keuze
• Het maken van werk afspraken die voortvloeien uit het zorgproces
• Het technisch testen van de uitwisseling
• Het functioneel testen van de uitwisseling
• Het opstellen van een noodprocedure

De Richtlijn

De Richtlijn Gegevensuitwisseling acute zorg geeft het volgende aan over het bericht ‘Spoedeisendehulpterugkoppeling’ naar de ambulance (ook wel feedbackbericht genoemd). De richtlijn geeft aan dat de terugkoppeling twee doelen heeft:

1. De SEH levert de patiëntidentificatie, wanneer de ambulance zonder deze identificatie heeft gewerkt;
2. De SEH levert de feedbackinformatie voor kwaliteitsbewaking. De gegevens voor kwaliteitsbewaking zijn de ‘conclusie’/  ‘diagnose’.

Verder zijn ook de ‘ritgegevens’ en ‘opmerkingen naar aanleiding van de overdracht/behandeling door de ambulance’ in het bericht opgenomen. De ritgegevens zijn nodig, zodat de ambulancedienst de rit met de patiënt kan terugvinden. En de ‘opmerkingen naar aanleiding van de overdracht/behandeling door de ambulance’ gaan over de werkwijze en/of communicatie, maar niet over patiëntidentificatie of gegevens voor de kwaliteitsbewaking.

De Staatscourant

In de Staatscourant is in de AMvB (Algemene Maatregel van Bestuur) aangegeven welke gegevens de ambulancedienst mag ontvangen voor de kwaliteitsbewaking, zie artikel 1. De staatcourant heeft het over doel 2 van de terugkoppeling uit de Richtlijn, maar niet over doel 1.

Er zijn verschillende situaties mogelijk in de praktijk. In iedere situatie moet het informatiesysteem van de ambulancedienst de informatie kunnen scheiden, zodat de juiste personen de gegevens krijgen die zij mogen inzien. In de staatcourant staat dit ook aangegeven met de tekst ‘De toegang tot de gegevens wordt geregeld via autorisaties en er worden audit trials gedaan en logbestanden bijgehouden.’ 

'De bewaartermijn van de gegevens, bedoeld in artikel 1, is maximaal een jaar.' (zie artikel 2 AMvB)

De informatiestandaard

In de Informatie standaard acute zorg  zijn de richtlijn en de AMvB vertaald naar de volgende datastructuur binnen de spoedeisende hulp-terugkoppeling (SEH → AMB). Onderstaand schema illustreert de mogelijkheden van deze datastructuur.

Om het spoedeisendehulpterugkoppelingsbericht te kunnen gebruiken, moet de ambulanceoverdracht 2.4.0 worden toegepast.

Klik hier voor een overzicht van de mogelijke situaties.

Memo van juristen uit een koploperstraject

In het kader van het koploperstraject heeft een van de koplopers een memo opgesteld vanuit juridisch perspectief. Met toestemming van deze koploper delen we dit document:

20220707 Memo Feedback - Juristen

Doel:

• De ambulancezorgprofessional wenst feedback te ontvangen van de SEH over een specifieke rit met als doel individueel leereffect op eigen ritten.
• De SEH wenst feedback te geven over een specifieke rit met als doel een verbetering in de samenwerking.
• De Medisch Manager Ambulance (MMA) wenst feedback te ontvangen van de SEH voor kwaliteitsbewaking en scholingsbeleid.
• De ambulance ontvangt de juiste patiëntidentificatie van de SEH wanneer de ambulance zonder identificatie heeft gewerkt.

Toelichtingsgegevens: medisch inhoudelijk feedback & feedback op communicatie:

• is bedoeld om de samenwerking en informatiedeling binnen de keten te verbeteren;
• is concreet en specifiek;
• is niet op de zorgverlener of de patiënt gericht;
• richt zich op het zorgproces;
• is alleen bedoeld voor de zorgverlener die de zorg heeft verleend. Voor kwaliteitsdoeleinde kan er op geaggregeerd niveau gebruik gemaakt worden van deze data door Medische Manager Ambulancezorg (MMA).
• maakt geen deel uit van het medisch dossier van de patiënt.
• maak vooraf duidelijk waarop je feedback wilt ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de volledigheid en tijdigheid van de overdracht, de juistheid van de keuze van het ziekenhuis, of andere specifieke aspecten van het zorgproces. Door vooraf je focuspunten te delen, kunnen je ketenpartners gerichte en waardevolle feedback geven.
• maak duidelijke afspraken in welke situaties de ambulancezorgprofessional terugkoppeling op toelichting wilt ontvangen en wanneer de SEH toelichting wilt versturen. 

Ontvanger: ambulancezorgprofessional & MMA

Terugkoppeling diagnosegegevens

Diagnosebevestiging

• Indien de werkdiagnose van de ambulance gelijk is aan de gestelde diagnose op de SEH worden de inzetgegevens en een ‘akkoord werkdiagnose’ teruggestuurd.
• Indien de werkdiagnose niet gelijk is aan de gestelde diagnose op de SEH, worden de inzetgegevens en de gestelde diagnose teruggestuurd. 
• Een verschil tussen de ambulancediagnose en SEH-diagnose betekent niet dat de ambulancediagnose onjuist is. Maak goede afspraken binnen de RAV hoe om te gaan met deze gegevens. 
  • Bijvoorbeeld: ambulance werkdiagnose: ’buikklachten’ , SEH diagnose ‘appendicitis’ is hetzelfde maar hiervoor krijg je werkdiagnose niet akkoord. 
  • Zie 'Diagnose Thesaurus - Mapping' onder 'Systeem' voor meer informatie.

Toelichtingsgegevens:

Wees je bewust van wat je registreert!

Het veld ‘Omschrijving ontslagdiagnose’ is niet bedoeld voor het opnemen van het beleid gebaseerd op de diagnose, het verstrekken van informatie over de aandoening, het verloop van de behandeling of andere informatie omtrent de patiënt.

Ontvanger: ambulancezorgprofessional & MMA

Feedback op patiëntidentificatie

• Indien de patiëntidentificatie niet of onjuist ontvangen is bij de overdracht uit de ambulance, wordt deze van de SEH naar de ambulancevoorziening gestuurd.
• Indien de patiëntidentificatie juist ontvangen is bij de overdracht uit de ambulance, wordt deze van de SEH niet naar de ambulancevoorziening gestuurd. 

Ontvanger: Administratie van de ambulancevoorziening

Overige werkafspraken

• Feedback wordt binnen de afgesproken tijd verzonden. Medisch-inhoudelijke feedback, feedback op communicatie, feedback op patiëntidentificatie en feedback op diagnose kunnen onafhankelijk van elkaar worden verstuurd.
• De bewaartermijn is wettelijk vastgesteld op maximaal 1 jaar (zie AMvB)

Bekijk hier voorbeelden van werkafspraken van koplopers:

Werkafspraken Spoedeisendehulpterugkoppeling

Alle regionale ambulancevoorzieningen (RAV) zijn aangesloten op het landelijk systeem digitale vooraankondiging (LSDV). De SEH moeten zowel voor bericht vooraankondiging (8), interventie en beloop (9) & overdracht (10) als de terugkoppeling (12) verbinding maken met het LSDV. In de afbeelding zie je de basis opties. Bespreek de gewenste infrastructuur met je leverancier en met de RAV en vraag wat er voor nodig is. 

Voor aansluiting via zorgmail als de VPNsite2site heeft elke Regionale Ambulancevoorziening (RAV) aanvraagformulieren om deze aan te vragen. 

De aansluiting via LSP is nog niet operationeel. Voor aansluiting via het LSP kun je contact opnemen met VZVZ via [Contact | AORTA-LSP]

Klik hier voor de infrastructuur basis opties

Technisch ketentest

Eerst wordt een technische ketentest uitgevoerd om te testen of de informatie die verstuurd wordt vanuit het ZIS aankomt in het AMBIS. De RAV kan zien of berichten goed afgeleverd worden via het LSDV. Hiervoor beschikken zij over de LSDV Rapportagetool. Bij de implementatie kan de SEH testberichten aanleveren aan de RAV.

Functionele test

Er wordt een functionele test uitgevoerd om te testen of de informatie die verstuurd wordt vanuit het ZIS goed en volledig aankomt in het AMBIS. Maak hiervoor gebruik van deze [Testmaterialen Spoedeisendehulpterugkoppeling].

Voor eindgebruikers is het bijzonder waardevol om de nieuwe uitwisseling in hun eigen (test)omgeving te zien werken, evenals een kijkje te nemen in de omgeving van de andere zorgaanbieder waarmee gegevens worden uitgewisseld. Een demonstratie van deze ketentest (ZIS-AMBIS), nadat deze succesvol is uitgevoerd, wordt dan ook sterk aanbevolen. Op deze manier worden eindgebruikers vroegtijdig geïnformeerd over wat hen te wachten staat, zodat zij zich hierop goed kunnen voorbereiden.

Gebruikerstest

Tijdens de gebruikersacceptatietest wordt beoordeeld of de zorgtoepassingen aansluiten bij het beoogde werkproces van de eindgebruikers. Hierbij wordt getest of de workflow logisch verloopt, de uitgewisselde informatie correct wordt overgedragen en weergegeven, en of de eerder gesignaleerde pijnpunten in het bestaande werkproces [Procesanalyse van het huidige proces] zijn opgelost en de wensen zijn vervuld.

Heb je hulp nodig of vragen?

Via metspoedbeschikbaar@ictu.nl kun je:

• Hulp vragen bij het analyseren van resultaten
• Hulp vragen bij het onderzoeken van fouten
• andere gerelateerde vragen m.b.t. testen vragen

Let op: Heb je hulp nodig bij het analyseren van resultaten of het onderzoeken van fouten, omdat je niet weet waar de oorzaak ligt? Voeg dan de volgende documenten toe aan je e-mail: een of meerdere screenshots van de verzonden gegevens zoals ingevoerd in het ZIS, screenshots van de ontvangen gegevens in AMBIS, en het bijbehorende XML-bericht van het versturende ZIS.

Probleembeschrijving controle werkdiagnose 

Het handmatig controleren van de werkdiagnose leidt tot extra administratieve lasten. Tijdens de procesanalyse met SEH-artsen, SEH-verpleegkundigen en ambulanceverpleegkundigen kwam duidelijk naar voren dat er een voorkeur is om de controle van werk- en gestelde diagnoses geautomatiseerd uit te voeren. 

De Staatscourant schrijft niet voor op welke manier een softwaresysteem moet controleren of de werkdiagnose overeenkomt met de gestelde diagnose. Wel stelt zij dat de verwerkingsverantwoordelijke passende technische en organisatorische maatregelen moet treffen. Hierbij kan een ICT-leverancier het ziekenhuis in het softwaresysteem een oplossing realiseren. 

Oplossing met DHD Diagnosethesaurus 

Ambulances sturen de werkdiagnoses gecodeerd met SNOMED-codes naar het ziekenhuisinformatiesysteem. Deze werkdiagnoses worden in het ziekenhuisinformatiesysteem overgenomen en vastgelegd, zodat ze gebruikt kunnen worden. 

Als het ziekenhuis de door de zorgverlener gestelde diagnoses eveneens met SNOMED-codes registreert, of als er een mappingstabel beschikbaar is die deze diagnoses naar SNOMED vertaalt en vastlegt, dan kan er automatisch een controle plaatsvinden met de werkdiagnoses uit de ambulance. 

Op de spoedeisende hulp wordt veelal gebruikgemaakt van de DHD Diagnosethesaurus, die gekoppeld is aan SNOMED. Hierdoor kan automatisch gecontroleerd worden of de werkdiagnose van de ambulance overeenkomt met de gestelde ICD-10-diagnose van het ziekenhuis.  Dit bespaart tijd en vermindert de administratieve lasten voor zorgverleners in het ziekenhuis.  

Door deze mapping kan het voorkomen dat een ambulancewerkdiagnose en een SEH-diagnose niet exact overeenkomen, maar wel gerelateerd zijn. Zo kan de ambulance 'buikklachten' als werkdiagnose hanteren, terwijl op de SEH 'appendicitis' wordt vastgesteld. Hoewel beide diagnoses naar dezelfde klinische problematiek verwijzen, resulteert dit in de melding 'werkdiagnose niet akkoord'. De RAV moet hier goede werkafspraken over maken hoe ze hiermee omgaan. Er zijn ook mogelijkheden om dit intern op te lossen. bespreek dit vooral ook met de ontvangende leverancier.