Aan de slag met de implementatie van de eOverdracht!

"De administratieve lasten verminderen en geen informatieverlies meer", zegt Renate Kieft, programmamanager eOverdracht bij de beroepsvereniging voor verpleegkundigen en verzorgenden (V&VN). "Dat is wat we, samen met het werkveld, voor elkaar willen krijgen met de implementatie van de eOverdracht, de informatiestandaard voor de verpleegkundige overdracht." 

"We moeten allemaal dezelfde taal spreken en op dezelfde manier informatie vastleggen in onze systemen op basis van zorginformatiebouwstenen", zegnt Christine Aberson-Blok, CNIO van de Noordwest Ziekenhuisgroep. "Daarover maken we goede afspraken."

Christine Aberson-Blok: stapje voor stapje

Christine Aberson-Blok is CNIO bij de Noordwest Ziekenhuisgroep. 'Het vraagt wel wat van je organisatie om eOverdracht voor elkaar te krijgen.'

“Als ziekenhuisverpleegkundige leg ik van alles en nog wat vast over de patiënt: heeft hij op de IC gelegen, hoe ging dat, welke therapie heeft hij gehad? Voor zijn verblijf in het ziekenhuis is dat heel belangrijk, maar die informatie hoeft niet allemaal mee in de overdracht naar de VVT-verpleegkundige. Want die zegt dan tegen mij: wat moet ik hiermee? Het is allemaal al gebeurd! Zij wil voor háár relevante informatie over de patiënt: kan hij zichzelf nu wassen of niet? Is hij verward? Heeft hij een katheter? Dat soort informatie staat niet altijd in de overdracht vanuit het ziekenhuis.”

Geen overdracht, of te laat 

“Omgekeerd geldt hetzelfde. Als ik een patiënt met een gebroken heup en multiple sclerose overneem uit een verzorgingshuis, dan wil ik weten hoe hij functioneerde voordat hij zijn heup brak. Liep hij zelfstandig of met een rollator? Dan weet ik waar we naartoe kunnen werken als we in het ziekenhuis starten met de revalidatie. In de waan van de dag gebeurt het regelmatig dat ik geen overdracht meekrijg, of veel te laat. Dan moet ik gaan nabellen, wat veel administratieve rompslomp geeft voor zowel mijn collega van het verzorgingshuis als voor mijzelf.”

Relevante informatie vastleggen

"We zijn als zorgprofessionals met elkaar in gesprek over de vraag wat er nodig is om informatie op een eenduidige manier vast te leggen en uit te wisselen. Daarvoor moet je dezelfde taal spreken en op dezelfde manier vastleggen, ofwel eenduidig gestructureerd vastleggen. We hebben wel tekst gestructureerd, zoals de persoons- en verzekeringsgegevens. Die zijn allemaal conform afspraken - in zorgbouwstenen, zibs - in ons epd ingebouwd. Maar de zorginhoudelijke informatie over mijn patiënt komt nog steeds ongestructureerd over, dus niet volgens de zibs. De verpleegkundige aan de andere kant die mijn patiënt gaat overnemen, moet al die teksten weer gaan intypen intypen of omzetten naar de taal en termen die via dat zorgdossier worden gebruikt. Er is immers geen eenheid van taal.”

Zorginhoudelijke zibs verkennen

“Wat leg je vast zodat je relevante informatie met elkaar deelt? We verkennen met zorgprofessionals uit de regio wat er voor nodig is om informatie uit te wisselen. We doen dit samen met V&VN en Nictiz. Ik vind dit het een spannend proces. Ook voor IT-leveranciers is belangrijk te weten welke gegevens hoe ingebouwd moeten worden. Wij als zorgprofessionals helpen de leverancier daarbij. Dat is tenminste de wisselwerking die er moet zijn."

Veranderkundige aspect belangrijkst

“Eenduidig vastleggen aan de bron vraagt wel wat van verpleegkundigen. Die zijn gewend om informatie in vrije tekst vast te leggen en rapporteren vaak niet probleemgestuurd. We moeten hen vragen wat ze nodig hebben om anders te gaan registreren en ze daarbij helpen. Opleiding is zeker belangrijk, maar het veranderkundige aspect is nog de grootste uitdaging. Ik geloof heilig in de inzet van leerlingen en jonge mensen. Ze hebben verfrissende ideeën over hoe je dingen beter kunt inrichten. Zij zouden de werkvloer hier heel mooi bij kunnen ondersteunen.”

"Het vraagt veel inzet en energie van ziekenhuizen om eOverdracht voor elkaar te krijgen. Het gaat stapje voor stapje. Ook op bestuurlijk niveau moet je goede afspraken met elkaar maken en het doel voor ogen houden. Het is mooi dat bestuurders in onze regio de handen ineenslaan voor eOverdracht."

Linda Geurtsen en Sanne Kleefstra: begrip voor elkaar

Linda Geurtsen (bovenste foto) en Sanne Kleefstra zijn wijkverpleegkundigen bij zorgorganisatie Evean in Noord-Holland. Ze zijn als inhoudsdeskundigen betrokken bij de werkgroep Eenheid van taal van het programma InZicht, het versnellingsprogramma dat toewerkt naar de implementatie en landelijke uitrol van de informatiestandaard eOverdracht.

Samen met andere verpleegkundigen uit verpleeg- en verzorgingshuizen en de thuiszorg (VVT) en ziekenhuisverpleegkundigen bekijken ze wat er nodig is om gegevens uit te wisselen in hun regio.

Inzicht krijgen 

"We zijn begonnen om meer kennis en inzicht te krijgen in de gegevens die we vastleggen en waarom eenduidigheid belangrijk is", zegt Kleefstra. “Daarbij gaat het om informatie die voor alle patiënten ingevuld moet worden: persoonsgegevens, gegevens van de huisarts, de mantelzorger, et cetera. Wekelijks bespraken we met de werkgroep welke informatie voor onze zorg van belang is en wanneer wij die registreren.”

Verder kijken dan je eigen stukje

Dat leverde interessante inzichten op, zegt Geurtsen: “Voor het ziekenhuis is het bijvoorbeeld belangrijk om te weten of een patiënt die ze opnemen wel of niet gereanimeerd wil worden. Voor ons, de thuiszorg, is die informatie minder relevant. Daarmee bedoel ik dat wij als regel hebben dat wij áltijd reanimeren, mits de cliënt een niet-reanimerenpenning of -tatoeage draagt.” Door met elkaar om tafel te zitten, leer je verder te kijken dan je eigen stukje, aldus Geurtsen: "Daardoor krijg je meer begrip voor elkaars werk en kun je afspraken maken over wat je wel en niet vastlegt.”

Zorginhoudelijke gegevens

Kleefstra: “Daarnaast zijn er nog heel veel zorginhoudelijke gegevens. Die gegevens hebben bijvoorbeeld betrekking op wonden en de zelfredzaamheid van de cliënt. Uit onze analyse blijkt dat de diversiteit van deze gegevens groot is. Een transitie naar eenduidige taal is nodig. Dit betekent dat we allemaal dezelfde taal moeten spreken en noteren, zodat we elkaar gaan begrijpen. Via de eOverdracht zijn hier afspraken over gemaakt. Samen met de organisaties in de regio, V&VN en Nictiz gaan we kijken hoe we deze zorginhoudelijke gegevens geïmplementeerd krijgen. We zijn bezig met een plan van aanpak." 

Allemaal dezelfde taal spreken

Geurtsen vult aan: “Een van de lastige dingen is dat ze in het ziekenhuis registreren in een epd van ChipSoft (HiX) en wij in Nedap (ONS). HiX gebruikt andere taal en termen dan Nedap. Hoe krijg je dan informatie goed over van het ene naar het andere systeem? Hoe zorg je ervoor dat iedereen dezelfde termen ziet, met andere woorden: dat we allemaal dezelfde taal spreken? We moeten dit ook goed duidelijk hebben voor de leverancier zodat die de gegevens op de juiste plek inbouwt op de manier hoe wij dat willen.”

Bijdragen aan doelmatigheid van de zorg 

“Het kost nu veel energie om dit voor elkaar te krijgen", zegt Kleefstra. "Maar als we straks via eOverdracht alle informatie in één keer kunnen overzetten, dan scheelt dat zoveel tijd. Je werkt efficiënter en veel meer vanuit de cliënt. Die hoeft niet meer zes keer haar verhaal te doen en niet langer in het ziekenhuis te liggen dan nodig. EOverdracht gaat echt bijdragen aan de kwaliteit en de doelmatigheid van de zorg."

Renate Kieft: versterken positie verpleegkundige

Renate Kieft is programmamanager eOverdracht bij V&VN. 'De administratieve lasten verminderen en geen informatieverlies meer: dat gaan we, samen met het werkveld, bereiken met eOverdracht.' 

“Verpleegkundigen en verzorgenden vormen de grootste beroepsgroep van Nederland, ze zijn overal: in ziekenhuizen, de thuiszorg, het verpleeghuis, in de wijk, de gehandicaptenzorg, de revalidatie, noem maar op. Ze registreren ontzettend veel waardevolle patiëntinformatie die niet alleen heel belangrijk is voor de kwaliteit en continuering van de zorg, maar ook voor kwaliteitsregistraties en wetenschappelijk onderzoek. Bijvoorbeeld naar de lichamelijke, psychische en sociale gevolgen van ziekte."

Opstellen verpleegkundige overdracht

"Als een patiënt wordt overgedragen naar een andere zorginstelling, dan stellen verpleegkundigen en verzorgenden een verpleegkundige overdracht op. Daarvoor worden patiëntgegevens handmatig overgenomen uit het systeem. De ontvangende partij typt die gegevens weer over in het eigen systeem. Als er iets ontbreekt, dan moeten ze er achteraan bellen of mailen. Al jaren zijn er klachten over de hoge administratielast en het verlies van informatie die de verpleegkundige overdracht met zich meebrengt. Met de implementatie van de eOverdracht willen we die problemen voor eens en voor altijd oplossen.”

Set relevante gegevens

“Als je gegevens in het zorgsysteem vastlegt volgens de principes van Registratie aan de bron, dan kun je ze ook hergebruiken voor de verpleegkundige overdracht. We zijn begonnen om samen met de doelgroep, verpleegkundigen en verzorgenden, te kijken welke gegevens relevant zijn voor de overdracht. Zo zijn we gekomen tot een eerste set van gegevens die we ook weer voorgelegd hebben aan verpleegkundigen en verzorgenden: zijn deze gegevens relevant voor jou? Wat mis je? Deze set hebben we gekoppeld aan zorginformatiebouwstenen en SNOMED.”

Afspraken over begrippen

“Om gegevens uit te wisselen, moet je dezelfde taal spreken. Je moet afspraken maken over wat je onder bepaalde begrippen verstaat. Een voorbeeld van hoe het nu vaak gaat: een patiënt ligt in het ziekenhuis met een doorligplek (decubitus). Het ziekenhuis stelt daar een behandelplan voor op. Na verloop van tijd mag de patiënt terug naar huis en wordt de zorg overgenomen door de wijkverpleegkundige. Die moet het wondbehandelplan helemaal omgooien omdat haar systeem de taal niet kent en andere termen gebruikt. De doelen, interventies en uitkomsten worden aangepast in de termen passend bij dat systeem; heel omslachtig allemaal.

Als we de systemen nu op een goede manier inrichten en eenduidig en in dezelfde taal registreren, dan verwachten we dat het zorgplan gecontinueerd kan worden. Misschien dat de context wat aangepast wordt, maar je gebruikt wel dezelfde terminologie en structuur. 
Bovendien kun je deze gegevens ook gebruiken voor kwaliteitsregistraties."

Landelijk verplicht

“eOverdracht is de eerste informatiestandaard voor de verpleging en verzorging. We hebben nog geen ervaring met het werken met informatiestandaarden, dus het is belangrijk dat hiervoor een zorgvuldig en stapsgewijs proces wordt uitgezet. Dan steeds verder opschalen en uiteindelijk moet de standaard landelijk verplicht worden."

Versterken positie verpleegkundige

“Registratie aan de bron gaat een positieve impact hebben op de kwaliteit en continuïteit van zorg door verpleegkundigen en verzorgenden. Kwalitatief goede verslaglegging geeft meerwaarde, want daarmee kunnen we ook de maatschappelijke meerwaarde van de verpleegkundige en verzorgende beroepsgroep beter zichtbaar maken."