Over Registratie aan de bron

Bekijk en beluister hier de gesproken column van emeritus hoogleraar Jan Hazelzet over waarom Registratie aan de bron dóór moet.

'Registratie aan de bron moet dóór!'
Registratie aan de bron ging in 2015 van start in een wereld waarin het geluid van de karretjes met papieren dossiers nog nagalmde in de gangen van de ziekenhuizen. Het voorstel voor één landelijk elektronisch patiëntendossier (epd) was maar een paar jaar eerder, in 2011, gesneuveld in de Eerste Kamer. Zo kwam het dat iedere zorgorganisatie in de jaren daarna haar eigen keus maakte voor een van de handvol leveranciers. Het ene ziekenhuis stapte wat eerder, het andere wat later over op een digitaal systeem. Verschillende epd’s, vaak maatwerk, grote en kleine verschillen: het was ieder voor zich. Registratie aan de bron ging aan de slag om het eenduidig registreren en veilig en makkelijk uitwisselen van zorginformatie van de grond krijgen.

Belofte: betere zorginformatie en lagere registratielast
Bouma: “Het gedachtegoed van Registratie aan de bron wordt inmiddels breed omarmd. Het belangrijkste wapenfeit van dit programma is zonder twijfel de zorgbrede opmars van de zorginformatiebouwstenen oftewel zibs. Pakweg tien jaar geleden werden ze op de tekentafel bedacht, anno 2021 zijn ze allerwegen aanvaard als belangrijk ingrediënt voor de eenheid van taal.” De uit zibs samengestelde Basisgegevensset Zorg (BgZ) is bijvoorbeeld inmiddels in alle ziekenhuis-epd’s ingebouwd. “Dat is een grote stap voorwaarts, maar daarmee is het echt nog niet klaar. Daadwerkelijk gebruik maken van de zibs en dus echt uitwisselen tussen verschillende huizen en verschillende epd’s vraagt nog heel veel onderlinge afstemming en afspraken.” Het programma heeft in pilots samen met gemotiveerde zorgprofessionals en andere partners – met heel hard werken – laten zien dat het kán, dat het wérkt en dat het oplevert wat de belofte was: betere zorginformatie en lagere registratielast. De rijke verzameling tools en good practices rond eenduidig en gestructureerd registreren die op basis hiervan is ontwikkeld, blijft hier beschikbaar, op het platform Amigo! van Nictiz. 

Landelijke sturing en standaarden
“Dat de ontwikkeling veel minder snel ging dan wij zouden willen en dan wij ons hadden voorgenomen, is achteraf gezien onvermijdelijk”, zegt Bouma. “Wij weten nu dat de werkelijkheid aanzienlijk complexer en weerbarstiger is dan wij ons bij aanvang realiseerden.” Eenduidige, gestructureerde registratie en veilig, adequaat meervoudig gebruik van zorginformatie vergt heel veel stappen, afspraken en aanpassingen op meerdere niveaus, zowel van de zorgprofessionals als van de epd’s én van de infrastructuur voor digitale uitwisseling. Dit heeft het programma duidelijk boven tafel gekregen. Hoe nu verder? Het programma stopt immers, maar breed gebruik van de eenheid van taal is nog allerminst voor elkaar. “De verantwoordelijkheid om hiermee door te gaan ligt in mijn ogen niet bij één partij. Alle belangrijke stakeholders moeten hun eigen deel van de verantwoordelijkheid nemen. We moeten hier echt mee doorgaan, ook al eindigt het programma. Ik hoop heel erg dat VWS en de ziekenhuizen, dus de NVZ en de NFU, beseffen dat ze snel en doortastend actie moeten ondernemen.” VWS zou het voortouw moeten nemen om landelijke sturing op standaarden en prioriteiten te realiseren, vindt Bouma. Dat is de eerste en misschien wel belangrijkste aanbeveling die het programma doet in de eindrapportage. Bouma: “De aanpak van bottom up werken heeft ons ver gebracht, maar het is ook duidelijk dat die aanpak zijn beperkingen kent en dat er meer nodig is. Het veld moet het doen, ja, dat is waar, maar het veld kan het niet alleen.”

Aanbevelingen van Registratie aan de bron

AANBEVELING 1

Zorgbreed implementeren van eenmalig en eenduidig vastleggen voor meervoudig gebruik vergt landelijke, zorgbrede regie en standaardisatie. Alle partijen moeten werken vanuit dezelfde kaders, standaarden en bindende afspraken die met elkaar een Roadmap vormen richting het overkoepelende doel. 

AANBEVELING 2 

Hoe het doel bereikt kan worden, zal verschillen per sector. Stel als medisch-specialistische sector met inbreng van alle relevante stakeholders een eigen implementatiekalender op. Implementeer die stapsgewijs: beproeven in pilots > evalueren en verbeteren > breed opschalen. De lessen uit de praktijk moeten bij elkaar gebracht worden, zodat we van elkaar blijven leren en elkaar verder kunnen helpen. Ondersteun dit door een learning community te faciliteren en te activeren. 

AANBEVELING 3

Stel het zorgproces centraal en faciliteer zorgprofessionals. De zorgprofessionals zijn degenen die registratie aan de bron waarmaken op de werkvloer. Daarom is het cruciaal dat het systeem het zorgproces maximaal ondersteunt. Zorgprofessionals moeten verder worden gefaciliteerd met behulp van opleiding en training, praktische handleidingen en goede voorbeelden. Het gaat om een cultuurverandering die aandacht verdient.

Meer weten?

Het plenaire deel van de slotconferentie van Registratie aan de bron inclusief het rondetafelgesprek kun je via onderstaande video's terugkijken.