Good practice

80 procent tijdwinst cataractregistratie - Radboudumc

Hoe mooi zou het zijn als een kwaliteitsregistratie geen extra moeite kost en je ook nog eens betere data verzamelt en realtime beschikbaar hebt? Als je alle benodigde gegevens zó uit het epd kunt halen, zonder overtypen en bijbehorend risico op fouten? Dit ideale scenario werd werkelijkheid in het Radboudumc. Sterker nog: daar leidde de automatische aanlevering aan de verduurzaamde kwaliteitsregistratie voor cataractoperaties tot een vermindering van de registratielast met maar liefst 80 procent én tot data van hogere kwaliteit.

Bekijk hier onze mini-docu Operatie geslaagd! Oogarts Sander Keijser en data architect Wietske Huizenga vertellen je in een paar minuten hoe Radboudumc de kwaliteitsregistratie cataract verduurzaamde.

De aanleiding

Het Nederlands Oogheelkundig Gezelschap (NOG) vond het tijd voor een verbeterslag van alle oogheelkundige kwaliteitsregistraties. Er werd begonnen met de kwaliteitsregistratie Cataract. De afdeling Oogheelkunde van Radboudumc, met Epic als epd, wilde dit wel als pilotafdeling in de praktijk brengen. Daarnaast werd een pilot uitgevoerd in het Alrijne Ziekenhuis, waar ChipSoft standaard content wordt gebruikt. Het Citrienfondsprogramma Registratie aan de bron bracht menskracht en veel kennis en ervaring in – en krijgt er een mooi praktijkvoorbeeld van de grote winst van eenduidig en eenmalig registreren voor terug. Natuurlijk zaten er ook ICT-mensen uit het Radboud in de projectgroep, en een vertegenwoordiger van DHD als ontvangende partij. DHD staat voor Dutch Hospital Data, een door de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU) en de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) opgerichte stichting die zich richt op het verzamelen, beheren en analyseren van zorgdata.

De aanpak

De behandeling van cataract ofwel staar is een relatief eenvoudig zorgtraject: verwijzing, preoperatief consult, operatie, postoperatief consult. De behandeling bestaat in principe altijd uit een operatie. Staaroperaties worden in Nederland in tientallen ziekenhuizen en zelfstandige behandelcentra uitgevoerd, in totaal gaat het om circa 175.000 operaties per jaar. Een betere en efficiëntere kwaliteitsregistratie kan dus veel opleveren.

Uitgangspunt is dat het zorgproces centraal staat
Terug naar de opdracht. Makkelijk is het vernieuwen van een kwaliteitsregistratie in de praktijk natuurlijk niet, verre van. Het vraagt verandering van systemen, van processen en van gedrag op verschillende niveaus. Uitgangspunt is dat het zorgproces centraal staat. Dát moet bepalen welke kwaliteitsindicatoren van belang zijn. Welke stappen zitten er in het zorgproces? Welke gegevens worden daarbij sowieso vastgelegd en welke daarvan kun je hergebruiken voor de kwaliteitsregistratie?

Zorginformatiebouwstenen als basis voor eenheid van taal
Bij het cataract-zorgtraject werd vooraf goed gekeken naar de set. Enkele items vielen af, eentje kwam er bij zodat een overzichtelijke set van 24 items overbleef. Die werden zo veel mogelijk in de vorm van zibs, zorginformatiebouwstenen, gegoten: landelijk afgesproken standaarden voor specifieke zorgconcepten. Die leggen een basis om dezelfde taal te spreken. Want als je het eens bent over wát er gemeten moet worden, is daarmee nog niet geregeld hóe je dat dan vastlegt. Dan gaat het om exacte definities en afspraken. Noteer je de gezichtsscherpte in decimalen, zet je dan een punt of een komma tussen de cijfers? Als de gezichtsscherpte op meerdere momenten gemeten is, welke kies je dan voor de kwaliteitsregistratie? 

ICT speelt grote rol

Duidelijk is dat dit project dan wel begint en eindigt met de kwaliteit van het zorgproces, maar dat het een grote ICT-component heeft. Allereerst moesten de 24 items allemaal in het epd – in dit geval Epic – worden ingebouwd voor zover dat nog niet het geval was. Ze moeten zowel functioneel als technisch aansluiten bij de standaarden, met name de zibs. Vervolgens moet de set daar makkelijk uit gehaald én verstuurd kunnen worden – en niet alleen in Radboudumc, maar als algemeen bruikbare aanpak. Allemaal makkelijker gezegd dan gedaan. De projectgroep loste werkendeweg vele kleine en grotere problemen op en moest zich soms zelfs met frisse tegenzin neerleggen bij technische onmogelijkheden. Het versturen van de data gebeurt gestandaardiseerd met FHIR - spreek uit als ‘fire’ –, kort voor Fast Healthcare Interoperability Resources. DHD werkte als ‘ontvangende partij’ volop mee om dit voor elkaar te krijgen. 

 

Nu de rest van Nederland

De gegevens van de eerste groepen patiënten van het Radboudumc zijn - uiteraard anoniem - langs de koninklijke weg verzonden naar DHD. Daarna komt het retour sturen van de feedback langs diezelfde weg. Die stap is inmiddels ook genomen, waarbij ook weer allerlei problemen zijn opgelost.

De projectgroep heeft een landelijk bruikbare handleiding gemaakt op basis van haar ervaringen. Andere oogheelkundige afdelingen en klinieken in Nederland kunnen daarmee in hun eigen huis de kwaliteitsregistratie op dezelfde manier verbeteren. Een belangrijk punt is dat niet alle ziekenhuizen en klinieken hetzelfde epd-systeem gebruiken. Wat nu in Epic werkt, kan niet zomaar overgeplant worden naar concurrent ChipSoft. Voor dat andere veelgebruikte epd werd ook een pilot gestart, ook weer met ondersteuning vanuit Registratie aan de bron. Landelijke implementatie is dus niet van vandaag op morgen geregeld. Hoe groot de potentiële winst voor een ziekenhuis of kliniek ook is, de omschakeling vergt behoorlijk wat tijd van zowel betrokken zorgverleners als ICT-ers en anderen. Het NOG zet in op stapsgewijze vooruitgang zodat alle oogartsen met het nieuwe systeem kunnen gaan werken en heeft DHD gevraagd om voor de ziekenhuizen die nog niet zo ver zijn, de 'ouderwetse' route met  een online formulier nog open te houden. Dat formulier moet helaas wel nog steeds met de hand moet worden ingeklopt. 

Het geslaagde voorbeeld van Radboudumc is een belangrijke mijlpaal. Het bewijst dat digitale uitwisseling rechtstreeks vanuit het epd mogelijk is. De kennis en ervaring die zowel de betrokken zorgverleners als de ICT-mensen van Radboud en DHD én de adviseurs van Registratie aan de bron daarbij hebben opgedaan, zullen zeker helpen om het bij volgende projecten makkelijker te maken. 

Factsheet

 

TITEL

80 procent tijdwinst cataractregistratie - Radboudumc

 

Aanpak

 

Het Nederlands Oogheelkundig Gezelschap (NOG) ontwikkelde samen met Registratie aan de bron de dataset voor de kwaliteitsregistratie van cataractoperaties aan Dutch Hospital Data (DHD). Aan de hand van de nieuwe dataset bestaande uit 24 items die zoveel mogelijk in de vorm van zibs zijn gegoten, richtte de afdeling Oogheelkunde van het Radboudumc haar zorgpad voor cataractoperaties opnieuw in en bouwde deze in hun epd Epic in. De data voor de kwaliteitsregistratie aan Dutch Hospital Data (DHD) kunnen nu automatisch uit het epd opgehaald worden en na een korte check doorgezet naar DHD. In het Alrijne Ziekenhuis (ChipSoft standaard content) is een pilot gestart om ook een good practice voor ChipSoft-huizen te ontwikkelen.

Aanleiding

Het NOG voert een verbeterslag door voor alle oogheelkundige kwaliteitsregistraties, te beginnen met de cataractregistratie. In Nederland worden in totaal zo’n 175.000 operaties per jaar uitgevoerd. Een betere en efficiëntere kwaliteitsregistratie kan dus veel opleveren.

Beoogde winst

 

  • Een kwaliteitsregistratie voor cataractoperaties zonder extra registratielast, omdat die volledig bestaat uit gegevens die toch al in het epd vastgelegd worden als onderdeel van het zorgproces.
  • Eenduidig en eenmalig registreren levert betere, realtime beschikbare data op als basis voor analyse, benchmarking en feedback.
  • Tijdwinst en kleiner risico op fouten omdat gegevens niet meer vanuit het epd overgetypt hoeven te worden in de kwaliteitsregistratie.

Resultaten

  • De benodigde data worden automatisch en zonder extra registratielast uit het epd gehaald voor de kwaliteitsregistratie.
  • 80 procent minder administratielast omdat overtypen van gegevens niet meer nodig is. De controle op de aan te leveren gegevens is minimaal.
  • Eenduidig en eenmalig registreren levert kwaliteitsdata als basis voor analyse, benchmarking en feedback.  

Stakeholders

 

  • Oogartsen: de eindgebruikers van het systeem. Zij vullen het epd in volgens de principes eenmalig en eenduidig registreren.
  • Technisch oogheelkundig assistenten: zij controleren de zorginformatie voordat die wordt doorgezet naar de kwaliteitsregistratie. Voorheen typten zij deze gegevens over vanuit het epd.
  • IT-specialisten; in huis, bij Epic en DHD: zij bouwen in het epd en zorgen voor de koppeling met DHD. 
  • Dutch Hospital Data (DHD): stichting die zich richt op het verzamelen, beheren en analyseren van zorgdata en de ontvangende partij van de cataractdata. 
  • Nederlands Oogheelkundig Gezelschap: nam het initiatief voor deze verbeterslag van de cataractregistratie.

Succesfactoren en lessons learned

 

  • Uitgangspunt is dat het zorgproces centraal staat: een analyse van het zorgproces is stap één in dit project.
  • IT speelt een cruciale rol: de dataset moet worden ingebouwd in het epd en er vervolgens uitgehaald kunnen worden en verstuurd naar DHD.
  • Eindgebruikers moeten het epd op de juiste manier invullen. Daarom is het nodig dat er bij sommige items instructiemeldingen verschijnen. Dit vergroot de kwaliteit van de ingevoerde data.

Tools

Borging

 

Het NOG en DHD ondersteunen ziekenhuizen en oogklinieken die aan de slag gaan met het verduurzamen en automatiseren van hun cataractregistratie.

 

 

 

Ramon van Huet: We registreren béter

‘We maken nu echt gebruik van de kracht van ons epd’

Ramon van Huet is oogarts in het Radboudumc en vanaf het begin betrokken bij de implementatie van de nieuwe kwaliteitsregistratie voor cataractoperaties. 


“Dit proces heeft me nog eens extra laten inzien hoe belangrijk eenduidig en eenmalig registreren is. Omdat je dan zuivere data krijgt die je niet alleen nodig hebt voor je zorg, maar ook voor onderzoek en kwaliteitsregistraties. Als alle gegevens op de juiste plek in het epd staan, dan kun je ze sneller terugvinden, zonder extra moeite. Dan maak je pas echt gebruik van de kracht van je epd.”

Discipline nodig om goed met epd te kunnen werken
“Het belangrijkst is dat mensen op de juiste manier gaan registreren. Die discipline of etiquette is noodzakelijk om goed met je epd te kunnen werken en er alles uit te halen. In het begin waren we wat te lief, wilden we zo min mogelijk registratie verplicht stellen. Uiteindelijk hebben we dat op sommige punten tóch gedaan omdat je sommige informatie echt nodig hebt. De ervaring leert dat als je iets een tijdje verplicht stelt, het vanzelf routine wordt. Ik zie het zelf trouwens helemaal niet als een verplichting maar als een geheugensteuntje: let op, dit veld moet ingevuld worden.”

Vul informatie direct in het operatieverslag in
“De data voor de kwaliteitsregistratie worden drie maanden ná de operatie verzameld omdat er in die periode een heroperatie zou kunnen plaatsvinden die je ook wilt registreren in het kwaliteitsregister. Als je na drie maanden je data gaat verzamelen en dan pas blijkt dat bepaalde informatie niet is ingevuld, dan kost het een hoop moeite om terug te gaan naar het moment van die operatie, de gegevens boven water te krijgen en ze op de juiste plek in het epd in te vullen. Áls dat überhaupt al mogelijk is. Daarom hebben we bij het invullen van het operatieverslag bepaalde waarden verplicht gesteld. Je hebt op dat moment die informatie voorhanden, bijvoorbeeld de sterkte en het serienummer van de geïmplanteerde lens, vul die dan ook meteen in. Doe je dat niet, dan krijg je automatisch een melding.”

We registreren niet meer, niet minder, maar béter
“Technisch gezien registreren wij als oogartsen niet meer en ook niet minder. We registreren alleen béter: eenmalig en eenduidig, de juiste informatie in de juiste velden. Dat was ook de insteek van het project: je doet je werk en je registratie terwijl die hele cataractregistratie op de achtergrond gebeurt zonder dat je daar omkijken naar hebt.”

Corina Moerland: Een prachtig resultaat

'Dít is waar we het allemaal voor gedaan hebben'

Corina Moerland is directeur van het Nederlands Oogheelkundig Gezelschap (NOG), de wetenschappelijke beroepsvereniging voor oogartsen. Het NOG is initiatiefnemer van de nieuwe kwaliteitsregistratie voor cataractoperaties. 

 

"Handmatig overtypen van patiëntgegevens vanuit het epd in de kwaliteitsregistraties is niet meer van deze tijd. Daarom koerst het NOG op het automatisch vullen van de oogheelkundige kwaliteitsregistraties vanuit het epd, om te beginnen die van cataract. We willen hiermee een basis creëren die bruikbaar is voor alle oogartsen in Nederland. De tijdwinst door het wegvallen van dubbele registratie is groot. De staaroperatie is met ongeveer 175.000 operaties per jaar de meest uitgevoerde operatie in Nederland, dus er valt veel te winnen."  

80 procent minder administratielast

"De effectmeting die Registratie aan de bron heeft uitgevoerd bij de afdeling Oogheelkunde van het Radboudumc, laat prachtig zien dat er inderdaad sprake is van tijdwinst, en hoe! 80 procent minder administratielast, dat is een fantastisch resultaat! Deze pilot bewijst de grote winst van eenduidig en eenmalig registreren; dít is waar we het allemaal voor gedaan hebben.”   

Ondersteuning voor ziekenhuizen en oogklinieken

“Na de succesvolle pilot bij het Radboudumc willen we de cataractregistratie natuurlijk heel graag verder uitrollen. We bieden ondersteuning aan ziekenhuizen en oogklinieken die zelf aan de slag gaan. Op de NOG-website publiceren we de handleiding die het Radboudumc heeft opgesteld op basis van de ervaringen en geleerde lessen. Ook kunnen mensen daar de dataset vinden en nog veel meer documentatie. Op deze manier willen we onze achterban zo goed mogelijk van dienst zijn. Momenteel loopt er een tweede pilot bij het Alrijne, een ziekenhuis met HiX standaard content van ChipSoft, het andere veelgebruikte epd. Als deze pilot slaagt kunnen alle HiX standaard content ziekenhuizen daar gebruik van gaan maken.”

Yoen van der Linden: Zorgproces staat centraal

'Wil je een duurzame kwaliteitsregistratie ontwikkelen, dan moet je het zorgproces centraal stellen'

Yoen van der Linden is projectleider vanuit Registratie aan de bron. 

“Natuurlijk moeten zorgprofessionals registreren volgens een standaard, maar die standaard mag niet alleen bepaald worden door de techniek, daarbij moet het zorgproces leidend zijn. Ga dus uit van gegevens die klinisch relevant zijn en die je tóch al vastlegt en zorg dat die gegevens eenduidig en uniform geregistreerd worden. 

Wat wil je precies meten, welke definities hanteer je, hoe vul je het in? 
We hebben het zorgproces cataract op hoofdlijnen uitgetekend en de informatie-elementen die klinisch relevant zijn, en dus altijd vastgelegd moeten worden, benoemd. Daar hebben we de dataset van de registratie naast gelegd. Er vielen een aantal gegevens af die het zorgproces niet dienen. De items die overbleven moesten we heel precies nalopen: wat wil je precies meten, welke definities hanteer je, hoe vul je het in? Gaandeweg hebben we dat allemaal aangescherpt en gestandaardiseerd zodat iedereen, mensen én computers, dezelfde taal spreekt.”

Liesbeth Langenhuysen: Zeer waardevol traject

'Eenmalig registreren draait niet alleen om het epd en de techniek'

Liesbeth Langenhuysen is manager Informatievoorziening in het Radboudumc.

“Je kunt als ziekenhuis wel een epd hebben geïmplementeerd, maar dat wil nog niet zeggen dat iedereen er goed gebruik van maakt. Als je zorgverleners om tafel hebt zitten om te overleggen hoe en waar ze registreren, hoor je steevast opmerkingen als ‘O, vul jij dat daar in?’ en ‘Hee, doen jullie dat zo?’ Eenmalig registreren draait niet alleen om het epd en de techniek, je uniformeert en harmoniseert ook het proces van vastleggen. Om dat boven tafel te krijgen, moeten zorgverleners bereid zijn om met hun collega’s in gesprek te gaan. Zo’n project als dit kan alleen slagen als een afdeling er aan toe is, wij kunnen dat als ICT niet pushen. Je krijgt het alleen van de grond met enthousiaste mensen van de afdeling zelf.

Elk zorgproces is anders, elke patiënt is anders
In het Radboudumc loopt een groot programma dat mikt op eenmalig vastleggen voor meervoudig gebruik. De verduurzaming van de kwaliteitsregistratie cataract past daar helemaal in. DHD speelde in dit project een heel constructieve rol als schakel tussen het ziekenhuis en het NOG. Zij hebben snel en gedegen gezorgd dat we de kwaliteitsgegevens kunnen versturen via FHIR.

We hebben een aantal zorgpaden op deze manier aangepakt en het blijft héél erg moeilijk om alles te automatiseren. Elk zorgproces is anders en elke patiënt is anders; het is zo’n ingewikkeld proces en je hebt heel veel partijen nodig. Het gaat langzaam, maar het is zeer waardevol.”

Rob Saathof: Samenwerking heel positief

'We hebben laten zien dat het werkt!'

Rob Saathof is projectmanager bij DHD.


“Ziekenhuizen moeten per huis misschien wel vijftig verplichte kwaliteitsregistraties opleveren, aan de overheid, aan de wetenschappelijke verenigingen. Op dit moment heeft iedereen daarvoor z’n eigen oplossingen en z’n eigen leverancier. NFU en NVZ hebben DHD gevraagd een datahub in te richten om de vele aanleveringen van data te kunnen stroomlijnen. Wij zetten daar momenteel sterk op in. We kunnen de data bijvoorbeeld in een dashboard zetten zodat ze gebruikt kunnen worden om te sturen op kwaliteit, of we kunnen ze doorleveren aan een andere partij die ermee aan de slag gaat. Daarbij gaat het trouwens niet alleen om klinische uitkomsten, maar ook om patiëntervaringen."

Een grote stap
Bij de kwaliteitsregistratie cataract was gekozen om FHIR te gebruiken om de gegevens uit te wisselen tussen Radboud en DHD. We hebben afgesproken: OK, laten we proberen dat werkend te krijgen. De samenwerking in dit project vind ik heel positief. Iedereen wil hier een succes van maken en er is veel onderling vertrouwen. Het is nu gelukt om de gegevens van een eerste kleine groep patiënten automatisch op te halen. We hebben laten zien dat het werkt! Dat is een grote stap, maar voor ons komt er nog een hele klus achteraan: hebben we de data goed ontvangen, kunnen we ze goed verwerken, kunnen we de informatie eruit halen en terugleveren die oogartsen graag willen hebben om te benchmarken en hun zorg te verbeteren? Dat is minder makkelijk dan je zou denken. Voor een item als ‘complicerende factoren’ bestaan bijvoorbeeld wel drie of vier verschillende coderingssystemen. Wat daar is ingevuld, moeten wij kunnen herleiden en weer vertalen naar de hoofdcategorie waar het om gaat.”

Download de Effectmeting Cataractregistratie en meer

Dit wil je misschien ook lezen