Good practice
Verpleegkundigen hebben in het MUMC+ een belangrijke rol om ervoor te zorgen dat gegevensvastlegging volgens de principes van Registratie aan de bron gebeurt. Ze denken mee over welke verpleegkundige gegevens ze nodig hebben om hun werkprocessen optimaal te kunnen uitvoeren.
Inleiding
Eerst is een start gemaakt om de opnamegegevens in kaart te brengen. Samen met verpleegkundigen en ICT-medewerkers is vervolgens vastgesteld welke zibs nodig zijn om dit proces goed uit te kunnen voeren. Daarna is het epd ingericht volgens de principes van Registratie aan de bron. Dat wil zeggen: het zorgproces volgend en met, waar relevant, gebruikmaking van zibs. Het MUMC+ bouwt deze zibs zelf in.
Factsheet
|
Eenmalig en eenduidig registreren is het nieuwe normaal – Maastricht UMC+ |
Het Maastricht UMC+ richt het epd zodanig in dat dit de verpleegkundige zorgprocessen ondersteunt. Men maakt daarbij, waar relevant, gebruik van zibs die samen met verpleegkundigen worden geselecteerd en die het MUMC+ zelf inbouwt. |
|
Contact |
Martine Lipsch, martine.lipsch@mumc.nl |
|
Aanpak |
Eenmalig en eenduidig registreren is het nieuwe normaal: zo luidt de ambitie van het Maastricht UMC+. Verpleegkundigen worden actief betrokken bij het proces om verpleegkundige data gestandaardiseerd vast te leggen, de verpleegkundige zorgprocessen efficiënt in het epd SAP/Cerner in te richten en mede te bepalen welke zorginformatiebouwstenen daarvoor nodig zijn. |
|
Aanleiding |
Het Maastricht UMC+ heeft de principes van Registratie aan de Bron, het verminderen van de registratielast en het op de juiste manier ondersteunen van de zorgprofessionals leidend gemaakt bij het standaardiseren van verpleegkundige data. |
|
Beoogde winst |
|
|
Resultaten |
|
|
Stakeholders |
|
|
Succesfactoren en lessons learned |
|
|
Tools |
Zorgverleners hebben de serious game Medisch Centrum Oost gespeeld om te ervaren welke toegevoegde waarde beter en efficiënter registreren heeft. |
De winst
Het zorgproces staat centraal bij de inrichting van het epd. Het verpleegkundig opnameproces is in kaart gebracht en daarmee is een belangrijke stap gezet om eenmalig en eenduidig registreren voor elkaar te krijgen. Er is afgesproken welke zibs geïmplementeerd worden en de eerste zibs (TabakGebruik en AlcoholGebruik) zijn inmiddels geïmplementeerd. Zibs waarmee de algemene dagelijkse levensverrichtingen kunnen worden weergegeven, zoals jezelf kunnen verzorgen, staan nu als eerste op de nominatie om ingebouwd te worden.
De beoogde winst is dat de verpleegkundige straks minder registratielast ervaart. Door eenmalig en eenduidig te registreren kan hij efficiënter werken waardoor hij meer tijd overhoudt voor het leveren en verbeteren van de patiëntenzorg en voor andere belangrijke zaken zoals wetenschappelijk onderzoek. De zorg wordt hierdoor beter en veiliger.
Tips en tools
Betrek de verpleegkundigen vanaf het begin goed bij dit proces. Het is ook belangrijk dat bestuur en management het gedachtegoed van Registratie aan de bron omarmen en actief uitdragen in de organisatie. Zorg er daarom voor dat het onderwerp regelmatig bij hen op de agenda staat. Het MUMC+ houdt zogenaamde Top 150 sessies waar de top van het ziekenhuis bij elkaar komt. Tijdens deze sessies worden regelmatig presentaties gegeven over de noodzaak van eenmalig en eenduidig registreren. Dit sijpelt vervolgens vanzelf door naar de rest van de organisatie.
De zorgprofessional ondervindt nog niet direct de voordelen van deze nieuwe manier van registreren. Vertel hem daarom: what’s in it for me?
Communiceer, communiceer, communiceer en herhaal, herhaal, herhaal: in het begin kost deze nieuwe manier van registreren wat meer tijd, maar op den duur tijd gaat het je tijd opleveren. De slogan bij de artsen is dan ook: eindelijk weer tijd voor een kopje koffie tussen de spreekuren door.
Maak gebruik van ambassadeurs, verpleegkundigen, die hun collega's weten te motiveren en te enthousiasmeren.
Renaldo Secchi: Anderen goed meenemen
Renaldo Secchi is Chief Nursing Information Officer (CNIO) en stafadviseur bij de vakgroep Verpleegkunde bij Maastricht UMC+. Samen met zijn collega Martine Lipsch verzorgde hij een Verdiepingssessie over de implementatie van zibs in het Maastricht UMC+.
‘Het is belangrijk dat verpleegkundigen meedenken over het verbeteren van de zorg’
“Als verpleegkundige zit je 24 uur per dag aan het bed van de patiënt. Je regelt alles voor je patiënt en weet heel veel van hem, vaak meer dan de dokter. Maar als het gaat om meedenken over hoe we de patiëntenzorg kunnen verbeteren, dan blijft de rol van verpleegkundige vaak onderbelicht. Daar valt dus nog een wereld te winnen.”
“Het MUMC+ maakt een organisatieontwikkeling door met als doel het potentieel van verpleegkundigen optimaal te benutten. Onze directeur Verpleegkunde Marjolein Heemels zet zich daar primair voor in. Er is heel veel kennis en kunde aanwezig bij deze beroepsgroep. Daarom is het belangrijk dat verpleegkundigen meedenken en hun stem laten horen, dat zij verpleegkundig leiderschap ontwikkelen. We gaan voor duaal leiderschap: artsen én verpleegkundigen sturen samen de zorg aan in ons ziekenhuis.”
“Aan de ene kant gaat dit top down: je moet verpleegkundigen uitrusten om die rol te pakken. Daarvoor schrijven we plannen: hoe stimuleren we verpleegkundig wetenschappelijk onderzoek? Hoe zorgen we ervoor dat verpleegkundigen nog meer persoonsgericht gaan werken volgens het idee van waardegedreven zorg? Hoe zorgen we dat ze verpleegkundig leiderschap tonen? Aan de andere kant moeten verpleegkundigen die verantwoordelijkheid ook zelf nemen en actief meedenken over hoe we de zorg gaan verbeteren.”
“Daarom zijn we gaan kijken naar hoe we het verpleegkundig epd optimaal kunnen inrichten. We zijn begonnen bij de anamnese, bij het opnameformulier, en hebben alle gegevens opgeschreven die nodig zijn voor de opname van volwassenen, kinderen, zwangeren en de dagverpleging. Toen zijn we gaan kijken: wat zijn nou de overeenkomsten tussen deze vier anamneses? Dat zijn onder meer de naw-gegevens en informatie over allergieën en dieet. Naast deze generieke gegevens zijn er een aantal specifieke gegevens. Van een patiënt die ouder is dan 75 jaar wil je bijvoorbeeld weten of hij een hoog risico op vallen heeft, van een pasgeborene wil je de apgarscore noteren. Dus op bepaalde plekken in het zorgproces heb je data die niet generiek zijn. Je moet het systeem dus heel slim inrichten zodat, als je iets aankruist, de juiste vragen verschijnen.”
“De verpleegkundige overdracht bestaat uit een aantal generieke gegevens die vastgelegd zijn in zibs, zoals informatie over voeding, allergie, medicatie en de BgZ. Nictiz heeft deze informatie in een standaard gegoten, de eOverdracht.”
“Om onze zorgprocessen zoveel mogelijk te standaardiseren met gebruikmaking van zibs hebben we op papier gezet welke zibs noodzakelijk zijn, welke wenselijk en welke nice to have. Dit hebben we toen voorgelegd aan de werkgroep verpleegkundigen en ICT-medewerkers om te checken of wat we hadden bedacht ook klopt. Daarna zijn we begonnen om de eerste zibs in te bouwen: Alcoholgebruik, Drugsgebruik, Tabaksgebruik, Woonsituatie, Burgerlijke staat en Contactpersoon. De volgende stap zijn zibs waarmee je de algemene dagelijkse levensverrichtingen vastlegt, zoals de zib Vermogen tot drinken.”
“Zodra er een zib was ingebouwd hebben we die getest met een kleine groep verpleegkundigen. Soms moesten er enige aanpassingen komen, soms werkte het gewoon goed. Daarna hebben we getracht om goed te communiceren naar de verpleegkundigen: als je via zibs gaat werken, moet je misschien wat meer velden invullen. In het begin kost het wat meer tijd, maar op den duur gaat het je tijd opleveren.”
“Dat is best een lastige boodschap, en daarom is het belangrijk om het verhaal er achter goed uit te leggen: als we het straks goed hebben ingericht met zibs, dan kun je met één druk op de knop de overdracht genereren en versturen. Uiteindelijk is ons doel dat de patiënt zijn gegevens thuis alvast invult via het patiëntportaal. Als hij zich dan op de poli meldt, hoeven wij alleen nog maar te checken met de patiënt of de informatie klopt.”
“Hoe ziet het verpleegkundig proces eruit, welke gegevens heb je nodig om dit proces goed uit te voeren? Dát is het belangrijkste. Het systeem komt op de tweede plaats. Ik zou het supertof vinden als ons epd de verpleegkundige nóg beter ondersteunt.”
“Een valkuil is dat je te snel wilt gaan in dit proces. Zó gaan we het doen, denk je, maar voor je draagvlak moet je anderen goed meenemen. Communicatie is dan heel belangrijk, via je nieuwsbrief, televisieschermen in het ziekenhuis, bijeenkomsten. De degelijke, analytische aanpak die we hebben gehanteerd zou ik zo weer overdoen. Maar ik zou mensen nóg meer betrekken bij het vaststellen van het zorgpad. Zo krijg je het beste resultaat plus een zo groot mogelijk draagvlak. Voor dit proces heb je een goede afspiegeling van de beroepsgroep nodig, mensen die positief kritisch zijn.”
Martine Lipsch: Zibs samen inbouwen
Martine Lipsch is projectmanager CMIO Office bij Maastricht UMC+ en roadmaptrekker voor Registratie aan de Bron in haar ziekenhuis. Samen met CNIO Renaldo Secchi verzorgde zij een Verdiepingssessie over de implementatie van zibs in het Maastricht UMC+.
‘Eindelijk weer eens tijd voor een kopje koffie tussen de spreekuren door’
“Ik ben een soort van predikant, ik vertel overal waarom eenmalig en eenduidig gegevens vastleggen voor hergebruik zo belangrijk is. Zoals tijdens sessies met de top 150 van het ziekenhuis waar leden van de raad van bestuur, het hoger management en afdelingshoofden bijeenkomen. Ik vertel daar wat een zib is, hoe het werkt, dat data gestandaardiseerd vastleggen voorwaarde is om te kunnen uitwisselen, et cetera. Die aanpak werkt heel goed. Mensen worden getriggerd door dit verhaal en nodigen me uit om het ook op hun afdeling te komen vertellen.”
“Of je nu werkt met een epd van Chipsoft, Epic of SAP/Cerner: zibs zijn techniekonafhankelijk, je kunt ze in elk systeem implementeren. Wat ik steeds maar weer bij mensen tussen de oren wil krijgen, is dat het heel belangrijk is om je zorginformatie op een gestandaardiseerde manier vast te leggen. Daarvoor moet je je zorgproces heel gedetailleerd analyseren zodat je weet bij welke stap in het proces je welke informatie nodig hebt.”
“Dan is de volgende stap: kan ik die informatie verzibben? Met andere woorden: kan ik daar een standaard informatiebrokje van maken zodat we die informatie ook kunnen uitwisselen met elkaar? Er zijn namelijk een heleboel zibs waar je heel veel mee vast kunt leggen. Die gebruiken we zoveel mogelijk. Je wilt bijvoorbeeld vastleggen of een patiënt rookt. Als je daarvoor de zibTabakGebruik implementeert, dan hoef je die informatie maar één keer vast te leggen. En ja, daarvoor moet je misschien vier invulveldjes aanklikken. Maar als de verpleegkundige het eenmaal aan de patiënt heeft gevraagd en gestandaardiseerd vastgelegd, dan kan de dokter die informatie hergebruiken, en ook omgekeerd. Dus op termijn scheelt het tijd.”
“Vorig jaar hebben we het verpleegkundig zorgpad aangepakt. We hebben de zorgprocessen opnieuw ingericht en daarbij gelijk gekeken welke zibs we konden inbouwen. Zo hebben we dat ook met de verpleegkundigen overlegd: jullie willen dit en dat vastleggen, maar daar bestaan ook zibs voor. Zullen we die ook maar meteen inbouwen? Mensen waren daar heel snel toe bereid. Je bouwt op die manier wat ze willen, én je bouwt ook meteen de zibs in.”
“Samen met de zorgprofessionals kijken we naar wát ze precies nodig hebben van een zib. Die velden kun je dan naar behoefte laten terugkomen in het epd. Een allergoloog wil bijvoorbeeld 80 procent van de zibAllergie gebruiken, een verpleegkundige heeft maar 20 procent nodig. Bij een aantal zorgpaden die we hebben ingericht hebben we het op die manier gedaan. Het concept is iedere keer hetzelfde. We kijken naar wat zorgprofessionals willen vastleggen en of daar zibs voor bestaan. We leggen ze deze zibs voor, en als daar overeenstemming over is bereikt, dan bouwen we ze in het zorgpad in.”
“Wij bouwen de zibs zelf in ons systeem. Dat geeft ons de flexibiliteit om onze zorgpaden in te richten zoals wij dat willen. Op het moment dat mensen veranderingen willen aanbrengen in het epd, dan overleggen we wat ze precies willen veranderen en of daarmee een zib wordt geraakt. Wij gaan namelijk geen zibs aanpassen; de Nictiz-standaard is leidend, daar wijken we niet van af. Maar mocht het voorkomen dat we niet uit de voeten kunnen met een bepaalde zib, dan kunnen we Nictiz vragen of ze hem willen aanpassen.”
“Vertel aan de zorgverlener: what’s in it for me? Er is altijd wel iets wat triggert. Bijvoorbeeld: als je minder tijd kwijt bent aan registreren, dan kun je eindelijk weer eens een kopje koffie drinken tussen de spreekuren door.”
“We vragen heel veel van zorgverleners terwijl ze daar op dit moment nog weinig voor terug krijgen. Het moet eerst wat kosten voordat we iets kunnen geven: dat is soms lastig uitleggen. Ook lastig is om dit onderwerp op de agenda te houden. Onder druk en bezuinigingen dreigen dingen te sneuvelen, maar we gaan nooit voor een ‘quick and dirty’ oplossing. Dan maar iets minder quick, maar het moet wél goed gebeuren.”
Hilde Schwantje: begin bij zorgproces
Hilde Schwantje is gamecoördinator en adviseur kwaliteitsregistratie.
‘Vanuit het zorgproces naar gestandaardiseerd vastleggen van zorginformatie: hierin geeft het MUMC+ het goede voorbeeld!’
“Eenmalig en eenduidig registreren begint bij het zorgproces: dat is leidend. Om te bepalen welke gegevens je minimaal nodig hebt om goede zorg te leveren, moet je eerst kijken naar hoe het zorgproces verloopt. Met een zorgprocesanalyse zoals we die bijvoorbeeld beschreven hebben in onze "Handleiding analyse zorgproces", kun je het zorgproces en de minimale gegevensset in kaart brengen.”
“Het Maastricht UMC+ zet heel bewust het zorgproces en de zorgverlener centraal. Verpleegkundigen worden vanaf het begin betrokken bij de analyse van de verpleegkundige zorgprocessen en bij het bepalen welke informatie ze echt nodig hebben om hun werk optimaal te kunnen doen.”
“Vanuit het zorgproces en de informatie die daarvoor relevant is, werken ze vervolgens toe naar de techniek. Zorgverleners en ICT-medewerkers gaan echt het gesprek aan met elkaar: welke informatie is belangrijk? Waar moeten we die vastleggen? Hoe gaan we dat gestandaardiseerd doen? Samen met de verpleegkundigen wordt bepaald welke zibs nodig zijn. Vervolgens worden ze stuk voor stuk geïmplementeerd en getest; eerst moet het goed werken voordat de volgende zib aan de beurt is.”
Zelf aan de slag?
Het Maastricht UMC+ deelt graag zijn ervaringen met andere ziekenhuizen die interesse hebben in zelf zibs inbouwen. Wil jij of ben jij zelf aan de slag en wil je meer weten over de aanpak van het MUMC+? Neem dan gerust contact op met Martine Lipsch, projectmanager CMIO Office en roadmaptrekker van Registratie aan de bron, via martine.lipsch@mumc.nl of Renaldo Secchi, CNIO, via renaldo.secchi@mumc.nl
Dit wil je misschien ook weten
Laat een reactie achter
