Patiëntsamenvatting uitwisselen met één druk op de knop - Noordoost-Nederland

'Wij zijn superenthousiast over de uitwisseling via XDS', zegt Evelien van der Sluis, medisch secretaresse bij het secretariaat Maag-Darm-Leverziekten van het Martini Ziekenhuis.  

Ook Magda Souisa van het UMCG en Marjon Beumer van Treant Zorggroep Emmen zijn blij met de uitwisseling van de patiëntsamenvatting via XDS. 

Wil je even snel de belangrijkste wapenfeiten van deze good practice op een rijtje? Check dan de factsheet hieronder. 

Factsheet

Maarten de Ruiter: Supersnel en veilig

Noord-Nederland wisselt al jaren radiologiebeelden en -verslagen uit via het regionale platform XDS NN. De regio breidt het gebruik van dat platform nu uit met andere vormen van uitwisseling – óók om in de praktijk te laten zien wat er allemaal kan met XDS.

Patiëntsamenvatting uitwisselen tussen ziekenhuizen

"Het uitwisselen van radiologiebeelden en -verslagen via het platform XDS NN gaat supersnel, veilig en naar volle tevredenheid van iedereen", zegt Maarten de Ruiter, projectleider bij het UMCG. "Die goedwerkende infrastructuur zetten we nu in voor het uitwisselen van andere patiëntgegevens: een patiëntsamenvatting tussen het Martini Ziekenhuis en het UMCG en gegevens van hartpatiënten tussen de ziekenhuizen die samenwerken in HartNet Noord-Nederland. Voor beide ‘nieuwe’ uitwisselingen met XDS zijn de pilots bijna ten einde en de ervaringen zijn uitstekend."

Middels viewer informatie inzien en desgewenst binnenhalen

 “De patiëntsamenvatting vanuit Epic is vergelijkbaar met de BgZ, maar bevat veel meer gegevens, zoals de notities van artsen. In de pilot waarin Martini en UMCG de patiëntsamenvatting uitwisselen, gaat het om patiënten met een tumor in het maag-darm-levergebied die van het Martini naar het UMCG worden verwezen. Het dossier van deze patiënten wordt nu in XDS klaargezet. Het ontvangende ziekenhuis kan middels een zogeheten viewer de informatie inzien en desgewenst binnenhalen in het eigen epd. En dat gaat heel goed. Het is snel en veilig en er is geen datalimiet. Dus heel grote bestanden overhalen is geen probleem.”

Ook de HartNet-ziekenhuizen wisselen de patiëntsamenvatting uit. Daarover vertelt Gerard van Kernebeek je meer. 

Wat betekent deze nieuwe manier van werken voor de medewerkers van de medische administraties en secretariaten? Lees hieronder ook de verhalen van Gerard van Kernebeek, Evelien van der Sluis, Magda Souisa en Marjon Beumer. 

Gerard van Kernebeek: Medische administratie cruciaal

De ziekenhuizen die aangesloten zijn bij HartNet Noord-Nederland wisselen sinds een half jaar de patiëntsamenvatting uit via XDS. 

HartNet en oncologie trekken samen op

"De HartNet-ziekenhuizen delen al veel langer patiëntinformatie met elkaar, maar nu verloopt dit via XDS", zegt Gerard van Kernebeek, projectleider HartNet. “We trekken hierin samen op met oncologie; Maarten en ik zitten in hetzelfde projectteam. We leren veel van elkaar en die kennis en ervaringen delen we graag weer met andere specialismen in de regio die ook patiëntdossiers willen uitwisselen via XDS.”

Medische administratie van cruciaal belang

Zowel bij de oncologie als bij HartNet worden de medewerkers van de medische administraties en secretariaten nauw bij dit proces betrokken. “Wij hebben bewust op hen ingezoomd omdat zij ervoor zorgen dat de patiëntinformatie in het epd beschikbaar is”, zegt Van Kernebeek. “Zij zijn van cruciaal belang voor de informatiebeschikbaarheid in de netwerkzorg in de regio. We overleggen dan ook regelmatig over wat wel en niet werkt voor hen. Want zij moeten het tenslotte doen.”

Bewust gekozen voor een tussenstap

“In theorie kunnen we de patiëntsamenvattingen vervangen door de BgZ”, aldus Van Kernebeek. “Maar, zoals voor zoveel ziekenhuizen geldt: de inrichting van ons epd is daar nog niet geschikt voor. Daarom hebben we bewust gekozen voor deze tussenstap. Natuurlijk willen we uiteindelijk discreet gegevens vastleggen en uitwisselen. Maar dit is wat we nu kunnen, en dit helpt de zorg al enorm.”

Hoe ervaren de medewerkers van de medische administraties en secretariaten dit zelf? Lees ook de verhalen van Evelien van der Sluis, Magda Souisa en Marjon Beumer. 

Evelien van der Sluis: Wij zijn superenthousiast

"Het is echt ideaal, wij zijn er superenthousiast over. Voorheen moesten we alle patiëntinformatie zoals brieven, labuitslagen en verslagen uitprinten, inscannen en mailen. Dat kostte veel tijd en er gingen stápels papier de prullenbak in, zo zonde.”

Patiëntdossier in één keer klaarzetten

Gemiddeld verwijst het secretariaat zo’n vijf à zes patiënten per week, aldus Van der Sluis: “Verwijzingen hebben meestal spoed: ze moeten op tijd bij het UMCG zijn zodat de patiënten besproken kunnen worden in het eerstvolgende mdo. Het is bovendien belangrijk dat je alle benodigde informatie meestuurt, je mag niks vergeten want dat kan ook vertraging opleveren voor de patiënt. Nu zetten we het patiëntdossier in één keer klaar in XDS en mailen het UMCG een linkje. De bedoeling is dat dat mailtje er ook nog tussenuit gaat: binnenkort krijgen onze collega’s bij het UMCG een pop-up op hun scherm als er een patiëntdossier voor ze klaar staat in XDS.”

Magda Souisa: Een verantwoordelijke job

Alles lezen wat binnenkomt

“Mijn collega’s en ik noemen onszelf weleens gekscherend ‘halve dokters’”, lacht ze, “want we lezen letterlijk alles wat binnenkomt; alle verslagen, labuitslagen, brieven, noem maar op. Het is een verantwoordelijke job, je mag niks over het hoofd zien. Als er informatie mist, dan moet je er gelijk achteraan. Want je wilt voorkomen dat een patiënt niet besproken kan worden in het mdo omdat bijvoorbeeld het beeldvormend onderzoek ontbreekt.”

Mdo-verslag klaarzetten in XDS

Sinds een half jaar verlopen de verwijzingen van patiënten met een tumor in het mdl-gebied vanuit het Martini via XDS. Wat merkt Souisa daarvan? “Qua tijdwinst niet zoveel”, zegt ze, “want we moeten nog steeds controleren of alle informatie er is.” Dat ze het dossier in XDS kan zien, vindt ze prettig: “Alles wat tot aan de datum van vandaag is gebeurd, staat erin. Als de patiënt volgende week een aanvullend onderzoek krijgt, dan sturen onze collega's van het Martini dat verslag apart na via XDS. We zijn daar blij mee. Omgekeerd wil het Martini graag dat wij meteen nadat de patiënt in het mdo is besproken, het mdo-verslag klaarzetten in XDS. Dat kan ik me goed voorstellen. Op dit moment kunnen we dat nog niet, maar er wordt aan gewerkt.”

Marjon Beumer: Honderd procent garantie

Bestanden te groot om te versturen

“Wij versturen alle verwijzingen naar externe thoraxcentra, voor ablatie, second opinions, noem maar op. Voorheen gebruikten we XDS alleen voor de beelden. De verwijzing zelf, dus de correspondentie, hartfilmpjes en de labuitslagen, stuurden we als apart pakketje mee met de mail. Dat ging op zich prima. Alleen merkten we voornamelijk bij de verwijzingen voor elektrofysiologisch onderzoek dat de bestanden te groot waren om te versturen. En je kreeg niet altijd een melding dat de mail niet was aangekomen, heel vervelend.”

Honderd procent garantie dat verwijzing is overgekomen

“Ik heb nu honderd procent garantie dat een verwijzing is overgekomen omdat ik dat kan zien in XDS. We zijn ook veel minder tijd kwijt per verwijzing, dat scheelt zó 5 minuten. We doen zo’n 10 tot 15 verwijzingen per dag, dus dat tikt wel lekker aan.”