Optimaal en tevreden epd-gebruik – Amsterdam UMC

Epd-trainingen op de schop

Voor Amsterdam UMC betekende dit onder meer dat de epd-trainingen op de schop werden genomen. 'Beter trainen leidt tot beter registreren', aldus Saskia Roll, manager Intensieve zorgprocessen.

Verpleegkundigen als epd-ambassadeur

Verpleegkundige en ambassadeur Sander Leever kan als geen ander zijn collega's motiveren om het epd goed te gebruiken. 'Laat zorgverleners zien waaróm ze beter moeten registreren', is zijn devies. 

Regelmatig epd-tevredenheidonderzoek

Larissa Frank, adviseur Registratie aan de bron, pleit ervoor dat ziekenhuizen regelmatig een epd-tevredenheidonderzoek uitvoeren: 'Zo'n onderzoek geeft handvatten om training gestructureerd in te bedden in de organisatie.'

Factsheet

De aanpak

Epd-tevredenheidonderzoek leidt tot concrete verbeteracties

Amsterdam UMC werkt aan het optimaliseren van het epd-gebruik en de epd-tevredenheid bij zorgprofessionals door middel van een epd-tevredenheidonderzoek. De uitkomsten van het onderzoek bieden handvatten voor concrete verbeteracties om zorgprofessionals te ondersteunen in het optimaal gebruik van hun epd, wat een belangrijke voorwaarde is voor Registratie aan de bron.

Ontevredenheid over gebruik epd

Er heerste al een tijdje ontevredenheid en frustratie onder medewerkers van Amsterdam UMC over het epd. Het epd-tevredenheidonderzoek bevestigde deze geluiden: 46 procent gaf aan ontevreden te zijn over het epd.

Zorgprofessionals voelen zich onvoldoende getraind

Om het probleem in kaart te brengen, voerde Amsterdam UMC samen met onderzoeksbureau KLAS, The Arch Collaborative, het epd-tevredenheidonderzoek uit bij artsen en verpleegkundigen. De resultaten wezen uit dat de onvrede voortkwam uit het feit dat veel zorgprofessionals zich onvoldoende getraind voelden om met het epd te werken.

De winst

Meten is weten

De resultaten van het epd-tevredenheidonderzoek leiden tot gedegen en met cijfers onderbouwde gesprekken op managementniveau. Die zijn nodig om draagkracht te krijgen en te houden voor gerichte verbeteracties en langetermijnacties op afdelingsniveau en per specialisme.

Epd-trainingen zijn verbeterd

Amsterdam UMC heeft de epd-training verbeterd. De verbeterde training is ook opgenomen in de reguliere training voor nieuwe medewerkers. Er wordt maatwerk per afdeling geleverd: opfristrainingen zijn mogelijk, maar ook bijvoorbeeld een-op-een-trainingen. Uit cijfers blijkt dat zorgprofessionals die een training hebben gevolgd, daadwerkelijk beter gaan registreren. Een volgend onderzoek zal moeten uitwijzen of ze ook tevredener zijn over het gebruik van hun epd. 

Servicedesk leidt tot grotere medewerkertevredenheid

Omdat KLAS, The Arch Collaborative veel ervaring heeft met Epic-ziekenhuizen is het mogelijk om resultaten te vergelijken met andere huizen, wat bijdraagt aan leren van elkaar.
De komst van een fysieke Servicedesk en een triagesysteem voor de meldingenafhandeling heeft ook geleid tot een grotere medewerkertevredenheid als het gaat om het verhelpen van problemen met Epic.

Tips en tools

Maak zelf de vertaalslag naar verbetering

Dit is een traject van de lange adem, draagvlak in de hele organisatie is nodig. Zowel bij management en directie als bij medewerkers. Zorg voor een duidelijke boodschap zodat zorgprofessionals weten wat beter registreren hen oplevert: afname van de administratielast, kwalitatief betere data, betere patiëntenzorg, meer tijd voor patiënten en tijdwinst door hergebruik.

Focus je eerst op een bepaalde groep medewerkers. Amsterdam UMC hield het onderzoek onder de artsen en verpleegkundigen die samen de grootste groep zorgverleners vormen die gebruik maken van het epd en die bovendien veel met elkaar samenwerken. Investeer ten slotte in mensen die de epd-trainingen geven.  

Borging

Borging door de hele organisatie heen

Amsterdam UMC plant regelmatig een epd-tevredenheidonderzoek om vinger aan de pols te houden en zo nodig concrete verbeteracties op te zetten. Er zijn verschillende epd-trainingen ontwikkeld die worden ingezet voor (nieuwe) medewerkers. In samenwerking met de medische directie en de Chief Nursing Information Officer (CNIO) van Amsterdam UMC worden er ambassadeurs en keyusers ingezet die goed epd-gebruik uitdragen naar hun collega’s en ondersteuning bieden op hun afdelingen. De gebruikerstevredenheid wordt verder vergroot door de inzet van de fysieke Servicedesk die volgens een triagesysteem vragen en problemen van medewerkers met betrekking tot Epic snel en adequaat afhandelt.  

Viola Brouwer: Mensen blijven motiveren

Waar staan we ten opzichte van andere ziekenhuizen?

“We zijn in zee gegaan met KLAS, een bedrijf dat gespecialiseerd is in onderzoek doen naar het gebruik en de tevredenheid van epd’s, mede omdat KLAS veel ervaring heeft met Epic-ziekenhuizen wereldwijd. Daardoor wordt benchmarken goed mogelijk. Dat aspect sprak ons heel erg aan. Je wilt meten waar je als ziekenhuis staat en dat afzetten tegen andere huizen.”

Focus op bepaalde groep medewerkers

“KLAS raadde ons aan om ons eerst te focussen op een bepaalde groep medewerkers om het behapbaar te houden. We hebben toen heel bewust de keus gemaakt om niet alleen met de artsen in zee te gaan, maar om ook de grote groep verpleegkundigen erbij te betrekken. Zij vormen een goed georganiseerde groep en werken vaak heel nauw samen met artsen. Zij kunnen elkaar versterken en ondersteunen in het beter registreren.”

Vertaalslag maken naar concrete acties 

“Als je de resultaten van je onderzoek binnen hebt, dan ben je er nog niet. Je moet zelf de vertaalslag maken naar concrete acties. Wat ga ik doen om ervoor te zorgen dat mensen het epd beter gebruiken? Hoe krijg ik ze mee? Dat is niet altijd gemakkelijk.”

Blij zijn met kleine successen

“Mensen motiveren, dat is een ongoing iets. Dat vereist echt een lange adem. Je moet telkens het gesprek aangaan, en dat doen we ook, onderbouwd met cijfers. Als zorgprofessionals zien dat er winst te behalen valt met goed registreren, dat ze er inderdaad minder tijd aan kwijt zijn, dan zijn ze getriggerd en bereid om dingen te verbeteren op de afdeling. Maar het gaat echt stapje voor stapje, je moet blij zijn met kleine successen. Je moet hier op de lange termijn mee aan de slag willen, anders moet je er niet aan beginnen. Het wordt niet ineens groots en meeslepend anders binnen je organisatie.”

Landelijk overleg van Epic-directeuren

“Optimaal en tevreden epd-gebruik is een strategisch thema van het landelijk overleg van Epic-directeuren. We delen ervaringen, leren van elkaar en zoeken vooral naar wat we samen kunnen oppakken. Waar kunnen we resources bundelen en inzetten? Een voorbeeld: inloggen op Epic gaat overal op dezelfde manier. Daar zou één huis een e-learning voor kunnen maken die iedereen kan gebruiken.”

Lees hieronder ook de verhalen van Sakia Roll en Sander Leever van het Amsterdam UMC en van Larissa Frank van Registratie aan de bron. Check de factsheet voor een snel overzicht van deze good practice met de belangrijkste highlights of kijk de Verdiepingssessie 'Optimalisatie epd-gebruik' terug, over hoe optimaal epd-gebruik de basis is voor goede gegevensuitwisseling. 

Saskia Roll: Behoefte aan opfristrainingen

Epd-trainingen verbeterd

“Naar aanleiding van de resultaten van het onderzoek hebben we onze epd-training verbeterd en die ook toegevoegd aan de reguliere training voor nieuwe medewerkers. Verder geven we opfristrainingen en een-op-een-trainingen. Epic heeft een aantal rapportagetools waarmee je op afdelings- en specialismeniveau kunt meten hoe er geregistreerd wordt. Daardoor zien we dat de trainingen die we geven, ook echt leiden tot beter registreren.”

Dagelijks inloopspreekuur voor vragen over Epic

“Uit de organisatiebrede enquête en later uit het epd-tevredenheidonderzoek bleek dat medewerkers niet goed wisten bij wie en hoe ze hun vragen over Epic moesten melden. Dit hebben we als EvA Servicecentrum opgepikt. We hebben een fysieke Servicedesk opgericht waar mensen langs kunnen komen met hun vraag tijdens het dagelijkse inloopspreekuur. We werken met een triagesysteem voor onze meldingenafhandeling zodat we medewerkers in de organisatie sneller en adequaat helpen.”

Iedereen meekrijgen in de veranderingen 

“De komst van de Servicedesk betekende ook wat voor de medewerkers van het EvA Servicecentrum. Zij werden ineens geconfronteerd met een Servicedesk waar collega’s zich fysiek melden met problemen. Als je als doorgewinterde ict’er gewend bent om te werken met digitale meldingsformulieren en te communiceren via mail, dan kan het best een uitdaging zijn om mensen fysiek aan de desk te woord te staan. We hebben ook wel het nodige aan verandermanagement moeten doen om iedereen hierin mee te krijgen.”

Belang van goede ambassadeurs

“Afgelopen zomer hebben we een aantal specialismen in z’n geheel getraind, met name de stafartsen. Een aantal van deze stafartsen zijn onze ambassadeurs geworden die goed epd-gebruik uitdragen naar hun collega’s. Het is beter dat die boodschap niet van ons komt, maar dat collega-zorgprofessionals elkaar enthousiast maken om beter te registreren.”

Lees ook de verhalen hierboven van Viola Brouwer en hieronder van Sander Leever van het Amsterdam UMC en van Larissa Frank van Registratie aan de bron. Check de factsheet voor een snel overzicht van deze good practice met de belangrijkste highlights of kijk de Verdiepingsessie 'Optimalisatie epd-gebruik' terug, over hoe optimaal epd-gebruik de basis is voor goede gegevensuitwisseling. 

Sander Leever: Waarom beter registreren?

We registreren realtime wat we precies doen

“Bij een reanimatie zijn altijd twee CCU-verpleegkundigen betrokken. De een voert de taken uit aan het bed, de ander doet op hetzelfde moment de verslaglegging in Epic. Het is heel belangrijk om realtime te registreren wat we precies doen en hoe lang iets duurt. Niet om mensen te controleren, maar zodat we achteraf kunnen analyseren wat er goed ging en wat de volgende keer beter moet. Ook zijn deze gegevens nodig voor kwaliteitsregistraties.”

Verschillende manieren van registreren in Epic

“Als een patiënt van de afdeling Cardiologie komt, dan kunnen we zijn gegevens nalezen in Epic omdat we op dezelfde manier registreren en noteren. Mondelinge overdracht is minimaal nodig. Als een patiënt van een andere verpleegafdeling komt, is een uitgebreide mondelinge overdracht vaak wél noodzakelijk. Dat komt omdat deze afdelingen vaak op een andere manier in Epic registreren, bijvoorbeeld via het zorgplan. Daar werken wij niet mee, dus die gegevens zijn voor ons soms moeilijk terug te vinden en niet alle informatie is compleet.”  

Vraagbaak voor collega's

“Ik ben een van de zeven keyusers op mijn afdeling en lid van de Epic-werkgroep. We zijn vraagbaak voor onze collega’s en helpen ter plekke als ze vastlopen. Op die manier motiveren we hen om het epd goed te gebruiken. Als we er zelf niet uitkomen of als we een suggestie hebben voor verbetering, dan kunnen we direct contact opnemen met Epic.”

Epic helpt om ons werk goed te doen

“Vanuit registratieperspectief begrijp ik hoe Epic is ingericht, maar ik snap ook heel goed dat mensen het een lastig systeem vinden om mee te werken. Je moet soms heel vaak doorklikken, en na een systeemupdate kan het zijn dat bepaalde informatie ineens ergens anders staat waardoor je moet zoeken. Desondanks vind ik Epic een gebruiksvriendelijk systeem dat ons helpt om ons werk goed te doen.”

Epd-tevredenheidonderzoek

“Ik heb ruim de tijd genomen om de onderzoekers van goede feedback te voorzien. Een aantal functies zouden we graag toegevoegd hebben, zoals een timer, aangezien tijdsregistratie enorm belangrijk is voor de CCU. Of een plek in het systeem waar je je vragen voor de arts kunt achterlaten. Maar ik weet ook dat veranderingen doorvoeren over het algemeen traag verloopt.”

Resultaten delen met zorgprofessional

“Nu lijkt het vaak alsof je alleen maar vakjes aan het aanvinken bent om te voldoen aan de criteria. Dat je bezig bent met laten zien hoe goed je het doet. Mensen hebben vaak geen idee waarom ze van alles moeten registreren omdat ze nooit iets van resultaten terugzien. Wil je ze motiveren om beter te registreren, geef ze dan een terugkoppeling. Er zijn studies die aantonen dat beter registreren zorgt voor bijvoorbeeld minder medicatiefouten, en dus voor een grotere patiëntveiligheid. Deel die informatie, dan begrijpen mensen beter waarom ze al die vakjes moeten aanvinken.”

Lees ook de verhalen hierboven van Viola Brouwer en Sakia Roll van het Amsterdam UMC en hieronder van Larissa Frank van Registratie aan de bron. Check de factsheet voor een snel overzicht van deze good practice met de belangrijkste highlights of kijk de Verdiepingsessie 'Optimalisatie epd-gebruik' terug, over hoe optimaal epd-gebruik de basis is voor goede gegevensuitwisseling. 

Larissa Frank: Resultaten bieden handvatten

Verbeteren epd-gebruik heel belangrijk

“Zorginformatie eenmalig en eenduidig vastleggen in het epd: dat is de belangrijkste basis voor een gestructureerde gegevensuitwisseling. Het verbeteren van het epd-gebruik is daarom belangrijk. Bijvoorbeeld door training en opleiding om goed met het systeem te kunnen werken of het bespreken van het epd-gebruik door zorgverleners in de vakgroep of op de afdeling. Niet eenmalig, maar structureel en voor langere tijd. Bovendien vervullen alle lagen van de organisatie een rol hierin. Het is bijvoorbeeld heel belangrijk dat goed epd-gebruik ook op bestuurlijk niveau op de agenda staat, dat het prioriteit heeft.”

Waardevolle praktijkervaringen

“Wat deze good practice heel mooi laat zien, is dat een epd-tevredenheidonderzoek je handvatten geeft om het verbeteren van het epd-gebruik onderwerp van gesprek te laten zijn in de organisatie, ook op managementniveau. De praktijkervaringen van Amsterdam UMC zijn heel waardevol voor andere ziekenhuizen die met een epd-tevredenheidonderzoek aan de slag willen. Registratie aan de bron heeft hiervoor een handleiding beschikbaar, een blauwdruk voor hoe je zo’n meting kunt opzetten. Een Nederlandse vertaling van de vragenlijsten van KLAS is hierin opgenomen.”

Registreren doe je ook voor de ander

“De zorgverlener is in de lead; hij of zij bepaalt namelijk welke zorginformatie wordt vastgelegd. Registreren doe je niet alleen voor jezelf: de Serious game Medisch Centrum Oost die we bij Registratie aan de bron hebben ontwikkeld, maakt dit ontzettend duidelijk. Als je deze game met elkaar speelt – en dat kan volledig coronaproof! – dan word je je heel bewust van het feit dat wat jij vastlegt heel belangrijk is voor de ánder in het zorgproces.”

Dit wil je misschien ook weten