Optimale registratie met goed epd en training – Erasmus MC

In deze good practice vertelt informatiemanager Nathalie Kaiser over het HiX-optimalisatietraject dat het Erasmus startte naar aanleiding van de resultaten van het epd-tevredenheidonderzoek. Ze deelt ook de geleerde lessen tot nu toe. Robert van den Berg, neuroloog in opleiding met een passie voor ict, vertelt waarom hij het zo belangrijk vindt dat zijn collega’s warm gaan lopen voor eenduidig en eenmalig registreren voor hergebruik. Voor een samenvatting van deze good practice en de highlights is er de factsheet.

Meer weten? 

Kijk hier de Verdiepingssessie 'Optimalisatie epd-gebruik' terug die we met Erasmus MC organiseerden. 

Factsheet

De winst

Medewerkers zijn tevredener over hun epd en waarderen de trainingssessies

Een jaar na de eerste optimalisatiesprint voerde het Erasmus een hermeting uit onder zorgprofessionals die deelgenomen hadden aan het optimalisatietraject. Uit deze tweede meting kwamen vooral epd-technische verbeterpunten naar voren die op het bordje van de leverancier thuishoren.

Een-op-een contact met functioneel beheer gewaardeerd

Goed nieuws was dat training en instructie niet meer werden genoemd als verbeterpunt! Ook bleek uit de hermeting dat zorgprofessionals het een-op-een-contact met functioneel beheerders enorm waardeerden. Nog een heel mooie uitkomst is dat zorgprofessionals nu veel meer gebruik maken van zogeheten HiX-versnellers. Dat zijn bijvoorbeeld standaardteksten en sneltoetsen waardoor registreren sneller en gestructureerder gaat.

Trainingen beter laten passen bij doelgroepen

Naast het optimalisatietraject is een apart traject gestart om de trainingen beter aan te bieden en meer te laten passen bij de verschillende doelgroepen: artsen, verpleegkundigen en polimedewerkers. Het bedrijf Bright Alley helpt mee om passende trainingsvormen op te stellen. 

Tips & tools

De gouden tip: werk aan de relatie tussen zorg en ict

Voordat het Erasmus begon met een nulmeting in de vorm van een epd-tevredenheidonderzoek stak men eerst zijn licht op bij het EVA Servicecentrum van Amsterdam UMC. Dit umc had namelijk al ervaring met het opzetten en uitvoeren van een epd-tevredenheidonderzoek en worstelde ook met het stroeve contact tussen zorg- en ict-medewerkers. Je leest hier meer over in deze good practice. Een van de adviezen die Amsterdam meegaf: werk aan de relatie tussen zorgprofessionals en functioneel beheer, zorg dat er onderling vertrouwen is.

Elkaars werkwijze leren kennen en begrijpen

Tijdens het optimalisatietraject werd dan ook vol ingezet op het verbeteren van die relatie. Zo deed Functioneel beheer alles in samenspraak met de zorgprofessionals. Die gaven bijvoorbeeld aan welke verbeteringen ze wilden uitvoeren. Tijdens de een-op-een-sessies tussen functioneel beheerder en medisch specialist leerden beiden elkaar en hun werkwijze beter kennen en begrijpen.

Andere tips:

• een optimalisatiesprint duurt slechts drie weken, maar de voorbereiding begint twee weken daarvoor al. Neem dus tijdig contact op met het betreffende specialisme om uit te leggen wat de bedoeling is en welke input er nodig is.
• Goede ambassadeurs die hun achterban kunnen meenemen, zijn onmisbaar. Investeer in een goed contact en grijp in als een ambassadeur niet genoeg tijd heeft om zijn belangrijke taak te vervullen of niet echt enthousiast is.
• Koppel na afloop van de sprint een vaste functioneel beheerder aan de ambassadeur van het betreffende specialisme. Zo zijn de lijntjes ook na de sprint kort.

Nathalie Kaiser

Zorgprofessionals hadden behoefte aan training en beter contact met Functioneel beheer

“Uit de nulmeting van 2019 kwam naar voren dat zorgprofessionals behoefte hadden aan meer training en tips & tricks om goed met HiX te kunnen werken. Ze wilden ook een beter contact met de afdeling Functioneel beheer, dat werd expliciet vermeld. Zorgprofessionals gaven namelijk aan dat ze er geen vertrouwen in hadden dat het wel goed zou komen als ze Functioneel beheer belden met een probleem met het epd. We hebben al deze uitkomsten ter harte genomen en zijn in 2020 een optimalisatietraject gestart om training & instructie en de relatie tussen zorg en ict aan te pakken.”

Per specialisme werd een optimalisatietraject uitgevoerd

“We kozen ervoor om bij de artsen te beginnen. Elk specialisme heeft een optimalisatietraject doorlopen, bestaande uit een-op-een-trainingen en een optimalisatiesprint waarin zorgprofessionals en functioneel beheerders in drie weken tijd gezamenlijk intensief aan een aantal verbeterpunten werkten. Elk specialisme stelde een ambassadeur aan die als taak had om zijn collega’s te enthousiasmeren en vragen en problemen te verzamelen en aan ons voor te leggen. Na de optimalisatiesprint werd het specialisme gekoppeld aan een vaste functioneel beheerder. Op deze manier kunnen mensen elkaar nog steeds goed vinden als ze een vraag of probleem hebben.”

Een-op-een-trainingen waren voor zorg en ict heel leerzaam

“Wat me met name is bijgebleven, zijn de een-op-een-trainingen. Het is heel leerzaam om letterlijk over iemands schouder mee te kijken. We hebben mensen ‘alleen maar’ geholpen en tips gegeven voor hoe ze makkelijker en gestructureerder kunnen registreren. Als functioneel beheerder denk je al snel: je weet toch wel dat je een standaard tekst kunt maken? Maar dat is lang niet altijd het geval. Voor ons was het dus heel makkelijk om mensen enthousiast te krijgen over het feit dat ze met één sneltoets het hele medicatieprofiel van een patiënt uit LSP kunnen ophalen.”

Goede epd-ambassadeurs zijn van levensbelang

“Iets wat je absoluut bij dit project nodig hebt, zijn goede epd-ambassadeurs die hun achterban kunnen enthousiasmeren. Je bent echt afhankelijk van ze. Het werkt namelijk veel beter als artsen van hun collega horen dat iets goed werkt dan wanneer wij van Functioneel beheer het tegen ze zeggen. Een aandachtspunt: grijp op tijd in als een ambassadeur niet echt enthousiast is of niet genoeg tijd heeft om zijn taak goed uit te voeren.”

Begin tijdig, en kijk ook kritisch naar je eigen afdeling

“Ook een belangrijke: betrek de zorgprofessional bij alles wat je gaat doen. En begin tijdig: twee weken voor de sprint moet je contact opnemen met het betreffende specialisme om uit te leggen wat de bedoeling is en wat je aan input nodig hebt.”

“En tot slot: een nulmeting helpt enorm om kritisch naar je eigen afdeling te kijken. Hoe bedienen we onze klanten? Hoe kunnen we verbeteren? Je wilt niet zeggen: hier staat de training, daar zijn de instructies, succes ermee. Je moet altijd luisteren en kritisch blijven.”

Robert van den Berg

Eén keer vastleggen voor hergebruik: dat is de snelste manier van registreren

“We willen een epd dat zó ontwikkeld is dat je gegevens maar één keer hoeft vast te leggen voor hergebruik. Dat is de snelste manier van registreren. Een voorbeeld is hoe we gegevens voor een acuut herseninfarct registreren. Wat we willen, is dat daarvoor een vragenlijst wordt gebruikt die ook al aansluit bij de DASA registratie waarin patiënten staan geregistreerd die zijn opgenomen met een acuut herseninfarct dan wel hersenbloeding. Als de patiënt binnenkomt op de SEH dan wil je dat de gegevens die in die eerste fase ingevuld worden in het epd ook direct gebruikt worden voor de DASA registratie.”

Gestructureerd vastleggen doe je voor nu, maar vooral voor de toekomst

“Was HiX 6.1 nog een soort van digitaal papieren dossier, versie 6.2 die we in februari releasen, wordt al geavanceerder omdat je op basis van je diagnose suggesties gaat krijgen. Op het moment dat je op de SEH ‘herseninfarct’ intikt, dan verschijnt er gelijk een pop-up: hé, bedoel je de diagnose herseninfarct? Als je dat bevestigt, dan verschijnt er een heel aantal suggesties die passen bij een acuut herseninfarct. Een daarvan is de vragenlijst voor de DASA registratie. Ik verwacht dat het epd een steeds actievere rol gaat spelen in de medische workflow. Dat je bijvoorbeeld ook op basis van laboratoriumuitslagen bepaalde suggesties krijgt: heb je hier of daar aan gedacht? Om dat te kunnen heeft een epd gestructureerde data nodig. Dus moeten we nú eenduidig en eenmalig registreren om daar in de toekomst profijt van te hebben. Ik merk dat nog weinig artsen daar echt van doordrongen zijn.”

Gegevens hergebruiken die tijdens het zorgproces worden vastgelegd

“Verschillende specialismen registreren op verschillende manieren, en daarbinnen hebben de specialisten ook weer hun eigen manier van werken. Dat is een enorme uitdaging en dat wordt nog weleens onderschat vanuit ict. Je kunt niet zomaar één manier van registreren ziekenhuisbreed uitrollen. Voor 80 procent van de zorgverleners werkt het wel, 20 procent gaat het niet doen, en dan schiet je registratie z’n doel voorbij. We mogen daar creatiever in zijn en slimmer naar onze gegevens kijken: wat leggen we tijdens het zorgproces vast en hoe kunnen we die gegevens hergebruiken voor bijvoorbeeld kwaliteitsregistraties? Daarvoor is goed overleg nodig tussen de kwaliteitsadviseur, de functioneel beheerder en de medisch specialist.”

Zelf aan de slag

Het Erasmus MC trekt graag op met andere ziekenhuizen die met vergelijkbare trajecten bezig zijn. Wil jij of ben jij zelf aan de slag en wil je meer weten over de aanpak van het Erasmus MC? Neem dan gerust contact op met Nathalie Kaiser (n.kaiser@erasmusmc.nl) en Robert van den Berg (r.vandenberg@erasmusmc.nl)

Dit wil je misschien ook weten