Naar zinvolle zorginformatie op basis van goede registratie – BovenIJ Ziekenhuis

Inleiding

Gewoon beginnen met beter registreren: kort gezegd is dat de aanpak van het BovenIJ Ziekenhuis. 'We zijn er nog niet, maar het is al veel beter geworden', zegt Edwin van der Meer, voorzitter RvB van het BovenIJ. Internist Nynke Posthuma valt hem bij en voegt toe: 'Het kost veel tijd en moeite voordat registreren je tijd en moeite bespaart.' Daarom is de rol van de bestuurder zo belangrijk, aldus Carolien Bouma, programmamanager Registratie aan de bron: 'De bestuurder moet de lead pakken in dit veranderproces en schouder aan schouder met de zorgprofessional optrekken.' Check ook de factsheet voor een beknopte weergave van deze good practice. 

Factsheet 

De aanpak  

Gewoon beginnen! 

Het BovenIJ Ziekenhuis zet vol in op eenduidig en eenmalig registreren voor meervoudig gebruik om de kwaliteit van de zorg naar een hoger niveau te tillen. Niet alleen binnen de eigen muren, maar ook transmuraal. Dit doet het BovenIJ door ‘gewoon’ te beginnen met het doorvoeren van registreren aan de bron. Dit betekent dat zorgpaden in kaart worden gebracht en dat alleen die informatie geregistreerd wordt die voor het verlenen van goede patiëntenzorg van belang is. Dit levert kwaliteitsdata op die voor verschillende doeleinden te gebruiken zijn. 

Zorgprofessional wordt bewuster van zorgproces 

De resultaten van deze nieuwe manier van registreren worden teruggekoppeld naar de zorgprofessionals. Die worden zich daardoor bewuster van hun eigen zorgproces en van wat goed registreren oplevert: betere patiëntenzorg. Daardoor groeit hun motivatie om ermee door te gaan.

Kwaliteit patiëntenzorg in de regio verbeteren 

Het BovenIJ werkt nauw samen met andere ziekenhuizen en zorgorganisaties in de regio. Voor een optimale regionale samenwerking is gestructureerde gegevensuitwisseling in het netwerk daarom cruciaal. Eenmalig en eenduidig registreren voor hergebruik vormt hiervoor de basis: zorginformatie die op de juiste plekken in het epd is vastgelegd, kan snel ontsloten worden en gedeeld met het netwerk. Met als doel sámen de kwaliteit van de algehele patiëntenzorg in de regio verbeteren. 

De winst 

Goed registreren leidt tot betere patiëntenzorg 

Registreren aan de bron leidt tot kwaliteitsdata die inzicht geven in wat goed gaat en waar verbeterd kan worden. Ze leggen ongewenste trends bloot, zoals oplopende doorlooptijden op de SEH. Hoe kan dit? En hoe brengen we die doorlooptijden terug? Het is gemakkelijker om de juiste maatregelen te treffen als je weet waar in het proces het mis gaat. Het BovenIJ laat met dit soort voorbeelden zorgprofessionals zien dat goed registreren van de juiste gegevens direct leidt tot informatie waarmee de patiëntenzorg verbeterd kan worden.   

Voorheen moesten de kwaliteitsindicatoren via verschillende routes en systemen boven water worden gehaald. Dat is nu veel eenvoudiger: er wordt gebruik gemaakt van data die zorgverleners toch al in het epd registreren als onderdeel van het zorgproces. 

Tips en tools  

Leer al doende van de uitdagingen op je pad  

Het BovenIJ raadt aan om klein te beginnen om registreren aan de bron behapbaar te maken. Begin met één specialisme of desnoods met één specialist die Registratie aan de bron een warm hart toedraagt. In het BovenIJ Ziekenhuis is dat bijvoorbeeld het specialisme orthopedie. Deze orthopeden hebben hun zorgpad van a tot z geanalyseerd en registreren aan de bron als nieuwe werkwijze geadopteerd. Zij kunnen hun data volledig geautomatiseerd aanleveren aan het kwaliteitsregister LROI. 

Eenheid van taal is voorwaarde voor uitwisselen 

Een van de dingen die het BovenIJ Ziekenhuis al doende leerde, is dat het belangrijk is om ook even pas op de plaats te maken en genoeg tijd te steken in het helder en eenduidig formuleren van begrippen volgens de definities van de zibs. Iedereen moet immers hetzelfde bedoelen met een term als ‘heropname’ of ‘heroperatie’. Eenheid van taal is een voorwaarde voor het kunnen uitwisselen van zorginformatie en om zorginstellingen met elkaar te kunnen vergelijken.   

Steeds de vertaalslag maken naar de zorgpraktijk  

Zorgprofessionals krijg je mee door hen te laten zien wat registreren aan de bron oplevert. Dit doe je door telkens de vertaalslag te maken naar de dagelijkse praktijk. Een voorbeeld: als patiëntinformatie goed en consequent geregistreerd wordt op de SEH, dan heb je beter inzicht in patiëntengroepen. Welke patiënten komen op de SEH, hoe oud zijn ze, wat mankeert hen, zijn ze eerder opgenomen geweest, et cetera. Dit levert zinvolle data op waarmee voorspellingen kunnen worden gedaan over de in- en uitstroom van patiënten. Op die manier kunnen wachttijden voor patiënten verkort worden en de werkdruk bij zorgverleners verlicht.    

Training in goed epd-gebruik is belangrijk 

Zorginformatie eenmalig en eenduidig vastleggen in het epd is de belangrijkste basis voor gestructureerde gegevensuitwisseling. Training in goed epd-gebruik is belangrijk, alsook voldoende oog hebben voor wat de individuele zorgprofessional daarnaast nodig heeft om goed met het epd te kunnen werken. Ga bijvoorbeeld naast iemand op de werkplek zitten om te zien waar hij tegenaan loopt. Of koppel zorgprofessionals die minder digitaal vaardig zijn aan collega’s die hen hierbij kunnen helpen.  

Borging 

Registratie aan de bron blijvend onder de aandacht brengen 

Er wordt draagvlak gecreëerd door het belang van Registratie aan de bron telkens weer onder de aandacht te brengen, zowel op de werkvloer als bij het bestuur. 

Resultaten van eenmalig en eenduidig registreren worden regelmatig teruggekoppeld aan zorgprofessionals zodat zij gemotiveerd blijven. Er wordt voortdurend getraind in goed epd-gebruik, en digitaal vaardige zorgprofessionals helpen hun minder vaardige collega’s.  

Edwin van der Meer: Houd het simpel

Vertaling naar de zorgpraktijk maken

“Stel, er belandt een patiënt op de SEH met een allergie tegen een bepaald antibioticum. Dan wil je dat alle alarmbellen afgaan: pas op, geef deze patiënt geen antibioticum! Maar daarvoor is het dus wel nodig dat die patiëntgegevens bekend zijn en geregistreerd staan in het systeem. Met dit soort simpele voorbeelden probeer ik altijd de vertaling naar de praktijk te maken: wat gaat registreren aan de bron jou als zorgprofessional opleveren?”

Systeem moet registreren ondersteunen

“Het is natuurlijk een megasaai iets, registreren. Leuker kunnen we het niet maken, maar hopelijk wel makkelijker. We willen zorgverleners zodanig ontzorgen dat registreren steeds makkelijker wordt en dat het systeem hen daar ook steeds beter in ondersteunt. Daar zijn we nog lang niet mee klaar; we proberen te verbeteren en te leren van anderen.”

Hou het simpel

“Wat je nu ziet, is dat systemen nog niet optimaal dokter- of patiëntvriendelijk zijn. Sommige dingen zijn ronduit ingewikkeld, zoals de zib Allergie. Die bestaat uit ik weet niet hoeveel items die je moet invullen. Voor de gemiddelde patiënt is dat helemaal niet nodig. Drie of vier items, en dan moet het gewoon klaar zijn. In een heel extreem geval moet je al die andere items ook invullen. Met de CMIO’s in de stuurgroep van Registratie aan de bron werken we hier heel hard aan: hoe houden we het simpel?” 

Nynke Posthuma: Inzicht in trends

Zorginformatie analyseren om het beter te doen

“Over realtime informatie beschikken is heel mooi, maar om de kwaliteit van je zorg te verbeteren, moet je inzicht hebben in trends in de tijd. Daarvoor heb je zorginformatie nodig waar je analyses op kunt loslaten. Stel dat ineens het aantal postoperatieve wondinfecties oploopt. Dan wil je snel de relevante gegevens boven water krijgen om te zien waar het misgaat zodat je de juiste maatregelen kunt treffen. Je wilt die informatie niet overal hoeven zoeken, maar zonder moeite uit één systeem kunnen halen. Je bent kwaliteitsverbeterend bezig als je op die manier met je data kunt omgaan.”

Goed registreren is soms nog wel een uitdaging

“Als je in het epd de juiste velden gebruikt om de patiëntinformatie in te voeren, dan hoef je niet apart te registreren voor je kwaliteitsregistratie. Zorgprofessionals goed laten registreren is soms nog wel een uitdaging. Enerzijds omdat ze veelal hun eigen olifantenpaadjes in het systeem hebben gecreëerd waardoor informatie niet goed terug te vinden is. Anderzijds omdat het epd zelf soms ook voor verwarring zorgt. Dan blijk je een en hetzelfde dingetje in wel tien vakjes in het epd in te kunnen vullen. IT-specialisten proberen dat dan op te lossen door die vakjes aan elkaar te knopen, wat niet altijd lukt. Voor een dokter is dat soms niet te begrijpen: waarom kan dat nou niet? Dat is toch niet zo moeilijk?”

Blijven trainen in goed epd-gebruik

“Zorgprofessionals trainen in goed epd-gebruik is heel belangrijk, daar moet je met de implementatie van je epd gelijk mee beginnen. En je moet trainingen blijven aanbieden. Elke upgrade van het systeem biedt weer een nieuw trainingsmoment.”

Het kost tijd voordat het tijd bespaart

“We zijn er nog niet, maar het is al veel en veel beter geworden. Ik denk dat alle professionals willen werken volgens de principes van Registratie aan de bron. Maar het moet bewezen effectief zijn én iets opleveren. Als goed registreren ertoe leidt dat je met één druk op de knop een brief genereert, dan heeft die professional er voordeel van. Het kost veel tijd en moeite voordat registreren je tijd en moeite bespaart. Dat is lastig te verkopen, zeker als mensen zelf heel tevreden zijn over hun manier van werken.” 

Carolien Bouma: Belangrijke rol bestuurder

Anders registreren vergt behoorlijk wat van mensen

"Als je wilt komen tot hergebruik van gegevens is een allereerste voorwaarde dat die gegevens ook goed worden vastgelegd. Voor de zorgprofessional heeft dit ingrijpende gevolgen. Van hem wordt immers verwacht dat hij op een andere manier gaat registreren in het epd. Dat vergt behoorlijk wat van mensen. Gegevens vastleggen volgens de principes van Registratie aan de bron kost, zeker in het begin, echt wel de nodige tijd en energie."

Zorgprofessional inzicht geven in de gegevens

"Het is daarom heel belangrijk dat de bestuurder een voortrekkersrol neemt in dit veranderingsproces. Door goed registreren tot beleid te maken en samen met die zorgprofessional afspraken te maken over hoe je tot beter registreren komt. En door hem ook mee te nemen in wat dit gaat opleveren, zowel op de korte als op de langere termijn. En hem ook direct zoveel als mogelijk de resultaten en inzicht in de gegevens al terug te geven."

Bestuurder heeft de lead

"Deze good practice laat heel mooi zien hoe de bestuurder de lead pakt in dit proces en hierin schouder aan schouder met de zorgprofessional optrekt. Stap voor stap, en heel pragmatisch: we doen wat we kunnen, en al doende leren we."

Dit wil je misschien ook weten