Good practice

De juiste zorginformatie voor ieder zorgpad - LUMC

In het LUMC leggen multidisciplinaire zorgteams zorginformatie eenmalig en eenduidig vast in het HiX-epd (Chipsoft). Daarmee wordt hergebruik mogelijk voor waardegedreven zorg, kwaliteitsregistraties en wetenschappelijk onderzoek.

Inleiding

In het LUMC leggen multidisciplinaire zorgteams zorginformatie eenmalig en eenduidig vast in het HiX-epd (Chipsoft). Daarmee wordt hergebruik mogelijk voor waardegedreven zorg, kwaliteitsregistraties en wetenschappelijk onderzoek.

Klinisch informaticus Barbara Schooneveldt vertelt hoe de multidisciplinaire zorgteams, samen met experts Waardegedreven zorg (WGZ) en IT-experts, hun zorgtraject analyseren en bepalen welke zorginformatie belangrijk is. Chirurg oncoloog Lieke Welling is enthousiast over wat dit traject oplevert voor haar multidisciplinaire team. Carolien Bouma, programmamanager Registratie aan de bron, vertelt wat zij zo mooi vindt aan deze good practice. Kijk ook de Verdiepingssessie Optimaliseren zorgpaden en zorginformatie in LUMC terug, of check de factsheet voor een beknopte samenvatting inclusief de highlights. 

Factsheet

De juiste zorginformatie voor ieder zorgpad - LUMC

Multidisciplinaire zorgteams leggen zorginformatie eenmalig en eenduidig vast om hergebruik mogelijk te maken voor waardegedreven zorg, kwaliteitsregistraties en wetenschappelijk onderzoek.

Contact

Barbara Schooneveldt, B.C.Schooneveldt@lumc.nl

Aanpak

Samen met multidisciplinaire zorgteams worden zorg- en werkprocessen geanalyseerd. Daaruit ontstaat een informatie-ontwerp. Met een blauwdruk voor aandoeningsgerichte inrichting als fundament wordt het epd (HiX maatwerk) vervolgens ingericht naar de principes van Registratie aan de bron.

Aanleiding

De toepassing van waardegedreven zorg en daarmee de toegenomen vraag naar (beter) uitwisselbare informatie.

Beoogde winst

·       Inzicht in patiëntgroepen en betere workflow voor zorgprofessionals die daardoor betere kwaliteit van zorg kunnen leveren aan  patiënten.

·       Goede data voor intern gebruik (sturing op kwaliteit en kosten), voor externe verantwoording (kwaliteitsregistraties) en voor wetenschappelijk onderzoek

Resultaten

Tien zorgteams in het LUMC hebben dit proces inmiddels doorlopen of zijn ermee bezig. De zorgteams worden zich meer bewust van hun werkwijze en verbeteren die op diverse punten. Daarnaast wordt de registratiegraad gemonitord en worden de data toegepast voor diverse dataproducten, waaronder waardegedreven zorgdashboards. Naar verwachting verbetert ook de meetbare kwaliteit van zorg, maar dat is nog niet aangetoond.

Stakeholders

·       Zorgprofessionals: de eindgebruikers. Zij geven inzicht in het zorgproces en brengen Registratie aan de bron in de praktijk

·       HiX-specialisten:  voeren informatie- en epd-analyses uit, maken informatie-ontwerpen en passen het epd aan

·       Adviseurs Waardegedreven Zorg: ondersteunen het traject en de zorgteams, bedden de activiteiten in

·       Business Intelligence specialisten: voeren data-analyses uit en bouwen dashboards en andere dataproducten op basis van de nieuwe Hix-inrichting

Succesfactoren en lessons learned

·       Zorgprofessionals actief betrekken, ze de tijd geven (rijpingsproces noodzakelijk),

·       Goed inleven in hun werkzaamheden, alvast kleine IT- problemen oplossen (laaghangend fruit),

·       Andere expertise betrekken bij de zorgteams (lean experts, business intelligence),

·       Effect van goed registeren snel zichtbaar maken en/of ‘belonen’ met bijvoorbeeld een patiënt-overzicht,

·       Het is een cultuurverandering. Zorgverleners hebben behoefte aan ondersteuning en opleiding om de juiste manier van registreren te adopteren.

Tools

·       Blauwdruk voor de technische en functionele inrichting van een zorgpad (komt later beschikbaar),

·       Rapportage tooling.

Borging

·       Na beëindiging van het programma LUMC 2.0 is dit dé manier van werken voor aandoeningsgerichte zorgteams,

·       Er wordt gemonitord of zorgprofessionals op de juiste manier registreren,

·       Er is een opleiding voor zorgprofessionals in ontwikkeling.

 

 

De aanpak

Registratie aan de bron is fundamenteel voor waardegedreven zorg 

In het LUMC draait sinds 2018 een programma voor de implementatie van waardegedreven zorg: LUMC 2.0– Zorg van Waarde. Om te komen tot waardegedreven zorg organiseert het LUMC de zorg in multidisciplinaire teams rond de patiënt en zijn aandoening. Kwalitatief goede en goed beschikbare data zijn daarvoor onmisbaar. Registratie aan de bron is daarom een fundamenteel onderdeel van het programma.

Gewenste zorgproces wordt in kaart gebracht

Om te komen tot optimale registratie wordt gestart met het bepalen van de visie en de doelen van het zorgteam en het definiëren van de relevante uitkomstenset. Daarna wordt het  gewenste zorgproces in kaart gebracht en een fit-gap analyse gedaan met de huidige situatie. Met de uitkomstenset en gewenste workflow wordt het epd geanalyseerd en een informatie-ontwerp opgesteld. Zo wordt zichtbaar welke informatie welke zorgprofessionals nodig hebben op welke momenten in het zorgproces.

Epd wordt ingericht volgens de principes van Registratie aan de bron

Met een technische blauwdruk voor aandoeningsgerichte inrichting als fundament wordt het epd vervolgens ingericht naar de principes van Registratie aan de bron. Hiermee krijgen aandoeningsspecifieke vragen een plek binnen een uniforme opbouw van consulten en verslagen. De blauwdruk wordt continu verbeterd, bijvoorbeeld door zoveel mogelijk toepassing van zibs en de BgZ. Het gevolg: verbeterde workflow op basis van best practices, en kwalitatieve data voor hergebruik.

Lees verder over De winst van deze good practice. 

De winst

Optimaliseren zorgtraject en bijbehorende registratie = winst voor zorgprofessionals en patiënten.

Het zorgproces en de informatiebehoefte zijn leidend voor het inrichten van het epd. Daardoor worden zorgprofessionals ondersteund in hun workflow. Dashboards geven hen beter inzicht in hun eigen data zodat ze die kunnen gebruiken om te komen tot waardegedreven zorg. De data kunnen tevens worden hergebruikt voor kwaliteitsregistraties en wetenschappelijk onderzoek.

Schat aan kwaliteitsdata

De nieuwe manier van registreren levert een schat aan kwaliteitsdata op waarmee inzicht wordt verkregen over de patiëntpopulatie en de (kwaliteit van) de verleende zorg. Dit inzicht biedt vervolgens kansen tot verhoging van waarde voor patiënten. Maar daarnaast ontstaat er ook meer bewustwording bij zorgprofessionals over de eigen en elkaars werkwijze. Daardoor groeit het besef dat multidisciplinair samenwerken zich verder uitstrekt dan alleen het mdo. De hoop en verwachting is dat dit uiteindelijk aantoonbaar de waarde van zorg verhoogt voor patiënten.  

Met onderstaande Tips en tools kun je zelf aan de slag. 

Tips en tools 

Goede samenwerking IT en zorg is essentieel 

Het zorgproces is leidend. IT-medewerkers moeten zich daarom verdiepen in de zorgverlening voor de specifieke aandoening en de daaraan gerelateerde werkzaamheden van het zorgteam. Zij kunnen vertrouwen winnen en draagvlak scheppen voor het verdere optimalisatieproces door snel alvast kleine IT-problemen op te lossen.

Belangrijk om data te kunnen duiden

Kwaliteitsverbetering vereist meer dan alleen het verzamelen en beschikbaar maken van data. Zorgteams hebben onder meer kwaliteitsadviseurs, proces-experts, data-analisten en financieel specialisten nodig om de data te duiden waarmee zij hun zorgtraject kunnen optimaliseren.

Dashboards als ‘beloning’

Registreren is mensenwerk. Het is van belang dat zorgprofessionals worden gecoacht bij het goed registreren en het goed gebruiken van hun epd. Ook een ‘beloning’ waar zorgteams direct profijt van hebben, motiveert om goed te registreren. Dat kan een registratiemonitoring dashboard zijn of een patiëntoverzicht waarop de resultaten direct te zien zijn.

Generieke blauwdruk

Het LUMC heeft een generieke blauwdruk ontwikkeld voor de technische en functionele inrichting van een zorgpad. Op deze manier worden zorgpaden op dezelfde wijze ingericht met generieke en aandoeningspecifieke elementen.

Lees verder hoe het LUMC voor borging zorgt 

Borging   

Registratie aan de bron wordt goed geborgd

Registratie aan de bron valt onder de paraplu van het programma LUMC 2.0 – Zorg van Waarde. Na beëindiging van het programma wordt deze manier van werken opgenomen in de lijn. Zorgteams kunnen zelf monitoren of er op de juiste manier geregistreerd wordt aan de hand van een dashboard. In verbeteroverleggen is goed registreren een onderdeel op de agenda. Er is een opleiding waardegedreven zorg voor zorgprofessionals in ontwikkeling.

Meer inspiratie nodig? Lees de verhalen van klinisch informaticus Barbara Schooneveldt en chirurg oncoloog Lieke Wellingt. Kijk de Verdiepingssessie Optimaliseren van zorgpaden en zorginformatie in LUMC terug of lees de factsheet over deze good practice.

Barbara Schooneveldt: ‘Wij zetten ons in voor een betere workflow met kwalitatieve data voor zorgprofessionals’

Barbara Schooneveldt is klinisch informaticus en product owner in het Value Based Health Care IT-team van het LUMC. Samen met haar team werkt ze aan informatiedashboards en aan de inrichting van het HiX-epd voor de multidisciplinaire zorgteams die zich aanmelden voor een Waardegedreven zorg (WGZ)-traject.

We leren het zorgteam en zorgproces goed kennen

“Het doel van het WGZ-traject is niet alleen om de juiste data uit het epd te krijgen voor hergebruik, maar ook om tot een betere workflow te komen voor de multidisciplinaire zorgteams die rondom een bepaalde aandoening samenwerken. We leren eerst het zorgteam en het zorgproces heel goed kennen zodat we beter begrijpen wat ze doen en hoe ze werken. Daarbij werken we nauw samen met de betrokken WGZ-adviseur die het team ondersteunt in het WGZ-traject en die heel veel informatie al kan ophalen bij en met het team. Als het zorgproces in kaart is gebracht en het helder is wat het beoogde doel is van data-hergebruik, dan doen we een epd- en data-analyse en werken we samen met het zorgteam aan het informatie-ontwerp.”

Quick wins behalen

“Ondertussen proberen we een paar quick wins te behalen. Daarmee bedoel ik: kleine ergernissen oplossen waar mensen in het epd tegenaan lopen. Een voorbeeld: voorheen moest een zorgprofessional bij elk consult tien keer klikken om een bepaalde radiologieaanvraag te doen, nu kan dat met slechts één klik. Mensen merken dan meteen al het verschil in hun dagelijkse werk.”

Zorgprofessionals steeds enthousiaster

“In het begin van het traject zijn zorgprofessionals soms wat terughoudend. Maar gedurende het proces merk je dat ze enthousiaster worden omdat ze zien dat de data van enorm verbeterde kwaliteit zijn en dat ze veel beter inzicht hebben in hun patiëntengroep. Het heeft altijd wel even tijd nodig, het is een rijpingsproces dat elk zorgteam lijkt door te maken.”

Monitoren registratie met behulp van dashboards 

Onderdeel van dit traject is dat we ook dashboards bouwen om de zorgteams te helpen monitoren hoe ze registreren. Dat is wel iets wat echt nodig is omdat het anders niet te overzien is of je collega’s in het zorgteam en op de afdeling goed (blijven) registreren. Je bent er niet met een goede HiX-inrichting alleen, het daadwerkelijk en op de juiste manier (blijven) gebruiken van het epd (kortom, de adoptie van je product) is randvoorwaardelijk voor kwalitatieve data.

Meer ‘beloning’, minder ‘last’

En dat zie je vervolgens weer terug in de waardegedreven zorgdashboards die onder andere kenmerken en uitkomsten van de patiëntpopulatie tonen. Een patiëntoverzicht waarin de geregistreerde data als een soort relevante samenvatting bij elkaar komt, geeft sneller de ‘beloning’ voor je registratie en dan wordt het minder een ‘last’. Maar het is best een zoektocht. We zitten in die zin in onze eigen continue verbetercyclus. We trekken graag op met andere huizen om te kijken hoe zij dit aanpakken.”

Lees ook het verhaal van chirurg oncoloog Lieke Welling. Kijk de Verdiepingssessie Optimaliseren zorgpaden en zorginformatie in LUMC terug of lees de factsheet over deze good practice. 

Lieke Welling: 'Hoe gaan we deze data betekenisvol gebruiken in de dagelijkse praktijk?'

Lieke Welling is chirurg oncoloog, specialist bij het zorgteam schildkliercarcinoom en CMIO bij het LUMC. Het zorgteam schildkliercarcinoom heeft het WGZ-traject doorlopen en is sinds kort begonnen met de nieuwe manier van registreren.

Data werpen vragen op

“Wat ik merk – en dat is heel goed – is dat de eerste data die we op de dashboards terugzien, nieuwe vragen opwerpen: wat betekenen al deze multidisciplinaire gegevens? Wat kunnen we ermee? Hoe gaan we die data betekenisvol gebruiken in de praktijk?”

Van data toepasbare kennis maken

“Het klinkt zo gemakkelijk: we gaan registreren aan de bron, eenmalig en eenduidig vastleggen voor hergebruik. Maar hergebruik van data om bijvoorbeeld je zorg te verbeteren, dat is een heel nieuwe tak van sport die wij met elkaar als zorgteam nu ontdekken. Een van de belangrijkste dingen die we ons realiseren, is dat je kennis en kunde in je zorgteam nodig hebt om deze data te interpreteren. Om van data informatie te maken, en van informatie toepasbare kennis waar je vervolgens wat mee doet.”

Andere expertises aan boord halen

“Die kennis en kunde is niet vanzelfsprekend aanwezig bij die zorgverlener. Daarom is het heel belangrijk om andere expertises aan boord te halen die deze informatie kunnen duiden. Zorgteams moeten joint ventures zijn van zorgspecialisten, dataspecialisten, financieel specialisten, veranderkundigen, verbeterkundigen.”

Betere data zorgen voor bewustwording bij zorgprofessionals

“Het werken met deze data brengt met zich mee dat je kritischer kijkt naar wat je doet. Een voorbeeld: we hebben gekeken naar kostendata. Want we willen zoveel mogelijk waarde creëren tegen aanvaardbare kosten; dat is het waardegedreven zorg-idee. Dan zien we dat we best veel kosten maken aan beeldvormend onderzoek. Dat roept dan meteen vragen op: waar in de keten worden die kosten gemaakt? Binnen of buiten de muren van het LUMC? Je gaat dus al meteen de hele keten langs om te zien waar je kunt verbeteren.”

Data zijn een startpunt

“Dat soort dingen gebeuren omdat we steeds betere data krijgen voorgeschoteld. We zijn een umc, we willen data ook gebruiken voor onderzoek. Wanneer mag dat, binnen welke kaders? Er komen allerlei onderwerpen op, en dat vind ik zo leuk aan het hebben van al die data. Een goede kwaliteitsbasis en een goede beschikbaarheid van data is nadrukkelijk het startpunt, daarna begint het pas. Ik denk dat dat ongelofelijk belangrijk is om ons dat te realiseren.”

Carolien Bouma, programmamanager Registratie aan de bron: ’Deze good practice triggert het kwaliteitsdenken’

"Wat ik zo mooi vind aan deze good practice, is dat kwaliteit de insteek is. De nadruk ligt op de enorme winst die ‘m zit in het kwaliteitsdenken en het goed bijhouden van je gegevens. Het gaat erom dat je als ziekenhuis meer waarde wilt halen uit goed registreren. Dán raak je de intrinsieke motivatie van zorgprofessionals om goed te registreren. Omdat ze zien dat ze er daadwerkelijk baat bij hebben.”

Zorgproces staat centraal  

“Een programma als waardegedreven zorg waarmee het LUMC bezig is, triggert dit kwaliteitsdenken. Het zorgproces staat daarbij centraal: welke gegevens zijn op welk moment van belang? Wie legt wanneer welke informatie vast? Als je dat doet op logische momenten in het zorgproces, dan hoef je geen registratielast meer te ervaren. Want je hebt op die momenten die gegevens gewoon nodig.”

Kennis en tools

“In het Doeboek kwaliteitsregistratie staat beschreven hoe te komen tot een registratie volgens de principes van Registratie aan de bron door het zorgproces centraal te stellen. Het Doeboek is beschikbaar voor iedereen die hiermee bezig is, of van plan is om ermee aan de slag te gaan."

Zelf aan de slag   

Vragen? Even sparren? Het LUMC helpt je graag verder!

Het LUMC trekt graag op met andere ziekenhuizen die met vergelijkbare trajecten bezig zijn. Wil jij of ben jij zelf aan de slag en wil je meer weten over de aanpak van het LUMC? Neem dan gerust contact op met Barbara Schooneveldt, klinisch informaticus en product owner in het Value Based Health Care IT-Team van het LUMC via B.C.Schooneveldt@lumc.nl

Dit wil je misschien ook weten