Toets op vastleggen BgZ

Handmatig meten 
Hoe goed het met die feitelijke vastlegging gaat, is belangrijk om te weten als je de kwaliteit van de registratie wilt verhogen. Registratie aan de bron ondersteunde de umc’s de afgelopen jaren bij het meten daarvan, onder meer met de zogeheten BgZ-audit. Die BgZ-audit leverde waardevolle informatie op maar kostte de umc’s ook veel tijd en energie.

Automatische methode
“Dat moet anders en makkelijker kunnen, vonden wij”, zegt adviseur Gé Klein Wolterink. “Toetsen van de vastlegging is heel lastig, het kostte tot nu toe heel veel handmatig werk. En door de verschillende epd’s en de verschillende inrichting daarvan is het ook appels met peren vergelijken als je een overzicht wilt maken van hoe goed de umc’s het onderling doen. Daarom wilden we van een situatie waarin je handmatig gegevens moet verzamelen naar een automatische methode.”

'Thermometer' voor vastleggen BgZ 
Zo’n automatische tool is veel minder arbeidsintensief. Bovendien is het daarmee mogelijk om tot op individueel patiëntniveau feedback te leveren. Ziekenhuizen kunnen met zo’n ‘thermometer’ makkelijk en snel bekijken hoe goed de BgZ wordt vastgelegd in eigen huis en de tool inzetten als onderdeel van verbetertrajecten.

Samenwerkende Epic-huizen
Registratie aan de bron werkte daarom de afgelopen tijd samen met ziekenhuizen aan het ontwikkelen van een automatische toets op vastleggen. De focus lag daarbij op twee epd’s, van Chipsoft en Epic. De ziekenhuizen die Epic gebruiken, sloegen al snel de handen ineen. Samen met de leverancier en zochten ze naar mogelijkheden om met bestaande functionaliteit van het systeem zo’n tool te maken. Amsterdam UMC en UMCG ontwikkelden het format en op basis daarvan kwam een eerste versie tot stand.

Dat klinkt simpel, maar het betekent bijvoorbeeld dat er voor ieder onderdeel van iedere zorginformatiebouwsteen (zib) programmatuur geschreven moest worden. Dat werk verdeelden de huizen onderling. Elk huis leverde zijn portie aan bij Epic, die ze assembleerde tot één tool en vervolgens weer aan alle huizen ter beschikking stelde. Die eerste versie werd getest en daarmee werd de tool verder aangescherpt.

Niveau individuele patiënt
De Epic-tool levert gegevens op die in een dashboard gepresenteerd kunnen worden: van data naar informatie. Zover is het nog niet, maar het wenkend perspectief is dat zo’n dashboard tot op niveau van de individuele patiënt toont hoe het staat met de vastlegging van de BgZ. Zo zou een specialist voorafgaand aan een polibezoek heel makkelijk kunnen zien waar nog wat ontbreekt en weet hij dat hij dat moet navragen.

Meer winst
“Het was een heel leuk proces”, zegt Erik van der Velde, die namens Registratie aan de bron als projectleider optrad bij de ontwikkeling van de tool. “De huizen hebben als doel om tot meer hergebruik te komen, ook in relatie tot VIPP5 en de Wegiz natuurlijk – ze moeten de BgZ straks kunnen uitwisselen, daar zijn ze toch al mee bezig. Ze zien het echt in het grotere geheel en als deel van een verbetertraject.” Maartje van Nieuwenhuizen, epd-expert in UMCG, onderschrijft dat van harte – en ze ziet méér winst. “We hebben elkaar als Epic-huizen hier echt in gevonden. We werkten al veel samen, maar de toets op vastleggen heeft ervoor gezorgd dat we ook proberen in het toepassen en gebruik van de zibs beter samen te werken. De ervaring leert dat de zibs en codestelstels ruimte laten voor interpretatie, met als risico dat huizen verschillende keuzes maken voor iets wat hetzelfde zou moeten zijn. Door de taken te verdelen en af te stemmen verklein je dat risico.”

De andere grote leverancier, Chipsoft beschikt al over een tool. Daarvoor moet je als ziekenhuis wel over het zogeheten data-warehouse van de leverancier beschikken. “We zijn begonnen te kijken wat daarvan precies de mogelijkheden zijn, maar dat moet nog verder worden uitgezocht”, zegt Gé Klein Wolterink. Dat zal in verband met de afsluiting van het programma jammer genoeg niet meer vanuit Registratie aan de bron worden begeleid.

Dit wil je misschien ook weten